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Selbst wenn sie in Deutschland oft noch schleppend vorangeht: Die Digitalisierung ist in allen Lebensbereichen kaum noch aufzuhalten. Je nach Bereich vollzieht sich der digitale Wandel unterschiedlich schnell, gerade jedoch in Unternehmen wird zur Zeit fast schon hysterisch digitalisiert, was das Zeug hält – um wettbewerbsfähig zu bleiben. Aber ist das auch immer sinnvoll?
Wo Digitalisierung sinnvoll ist
Gleich vorweg: Beim bürokratischen Alltag ist die Umstellung auf digitale Lösungen weitestgehend sinnvoll. Bei einer gewissen Größe des Unternehmens stellt sich allerdings oftmals heraus, dass die Umstellung auf Softwarelösungen ihrerseits wieder Kosten mit sich bringt, von der Anschaffung der Technik selbst bis hin zu Mitarbeiterschulungen. Auch bereits vorhandene Unterlagen müssen zunächst digitalisiert werden, damit ein Zugriff weiterhin gewährleistet ist. Einmal umgesetzt, spart das digitale Büro jedoch im weiteren Verlauf einiges an Kosten.
Papier muss weder umständlich abgeheftet werden, noch nimmt es Platz in einem Archiv weg. In der Regel sind wichtige Unterlagen digital auch deutlich schneller und besser einsehbar. Cloud-Lösungen ermöglichen einen Zugriff von überall, selbst wenn man gerade unterwegs ist. Zudem können Dokumente digital auch von mehreren Menschen gleichzeitig bearbeitet werden, was gerade in größeren oder international vernetzten Unternehmen eine Menge logistischen Aufwand ersparen kann.
Nicht jede digitale Lösung ist auch gleichzeitig eine sinnvolle Lösung
Eine umfassende Digitalisierung ist also überall da sinnvoll, wo große Datenmengen verwaltet und archiviert werden müssen und der schnelle Zugriff darauf elementar für die Funktionalität des Unternehmens ist. Aber Achtung: Die digitale Lösung ist nur dann die bessere, wenn sie auch wirklich von jedem effizient angewendet werden kann. Es bringt nichts, über eine ausgefeilte Software zum Auslesen von Datenbanken zu verfügen, wenn sie nicht von jedem Mitarbeiter auch entsprechend genutzt werden kann.
Zudem bringt leistungsfähige Software oft auch laufende Kosten mit, vor allem wenn es sich um Softwarepakete mit externem Service handelt, wie sie für Unternehmen häufig angeboten werden. Gleiches gilt beispielsweise für regelmäßige, notwendige Softwareupdates, die bei manchen Anbietern nur bis zu einem bestimmten Ablaufdatum kostenfrei zur Verfügung stehen. Die Expansion der digitalen Welt steht nicht still – und Softwareentwickler müssen ständig ihre eigenen Angebote daran anpassen.
Das kostet Geld, das sich die Anbieter zu Recht auf die ein oder andere Art und Weise holen werden. Unternehmer sollten sich also im Klaren darüber sein, wann und wie eine digitale Lösung zum Einsatz kommen soll, wer sie letztendlich anwenden können muss und ob die Investition einen merkbaren Zugewinn an Produktivität verspricht. Wenn diese Faktoren vernünftig abgewogen wurden und sich am Ende ein positives Ergebnis herausstellt, ist die Umstellung auf eine digitale Lösung fällig. Aber gibt es auch Schattenseiten des digitalen unternehmerischen Büros?
Wo Digitalisierung ein Hindernis sein kann
Die Digitalisierung hat einen entscheidenden Nachteil: Sie gilt weithin als etwas unsicherer als das klassische Papier. Das ist natürlich nur insofern wahr, wie eine entsprechende IT-Sicherheit nicht gewährleisten kann, dass wichtige Daten gestohlen werden können oder regelmäßig Sicherheitskopien angelegt werden. Doch selbst wenn dies beides zutrifft, gibt es noch einen Haken: Digitale Dokumente können nie vollständig fälschungssicher sein.
Dort, wo es auf eine rechtlich einwandfreie Kommunikation ankommt – beispielsweise im Notarbüro – vertraut man deswegen bis heute auf handschriftliche Unterschriften und Stempel. Stempel, die mit einer gewissen Raffinesse erstellt werden, haben den großen Vorteil, dass sie nur äußerst schwer nachzumachen sind. Wenn es hart auf hart kommt, kann ein Experte relativ klar beurteilen, ob ein Stempelabdruck echt ist oder nicht. Dabei spielen auch Details wie die verwendete Tinte eine entscheidende Rolle. Die richtige Ausstattung dafür findet man beispielsweise bei https://www.stempelservice.de/stempel.
Klar sparen Stempel unter Umständen auch Zeit, besonders wenn ein bestimmtes Schlagwort oder ein Label immer wieder auf einer großen Anzahl Dokumente auftauchen soll. In Zukunft könnte jedoch vor allem der bleibende Bedarf nach Authentizität dazu führen, dass Stempel auch in hochdigitalen Büros weiterhin eine große Rolle spielen. Kein Zweifel: Das Büro der Zukunft ist zu großen Teilen digital. Wer jedoch etwas auf sich hält, hat klassisches Büromaterial trotzdem immer im Schrank, um im Fall der Fälle eine quasi urkundliche Gewissheit vermitteln zu können.
