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Trotz aller Digitalisierung brauchen Unternehmen heutzutage in aller Regel mindestens einen Drucker. Der Markt für Drucker ist beinahe unüberschaubar groß und Unternehmer stehen oft vor der Frage der Wirtschaftlichkeit: Welches Produkt passt zu meinem Unternehmen? Was muss das Gerät können? Und am wichtigsten: Wie lassen sich die laufenden Kosten niedrig halten? Dieser Text gibt Tipps, woran sich Unternehmer bei der Kaufentscheidung orientieren können.
Drucker für kleine Unternehmen
Für kleine Unternehmen und insbesondere bei Neugründungen sind vor allem niedrige Anschaffungs- und Materialkosten wichtig. Deshalb greifen Neuunternehmer oft darauf zurück, einfache Tintenstrahl-Modelle bis zu 100 Euro zu kaufen. Grundsätzlich ist das keine schlechte Idee. Dennoch gibt es im Niedrigpreissegment große Unterschiede. Tipp: Wenn kleinformatige Drucker fürs Unternehmen zunächst reichen sollen, sollte man sich mindestens zwei Drucker desselben Modells anschaffen.
Eine Übersicht getesteter Drucker kann helfen, leistungsfähige und sparsame Modelle zu finden. Der Vorteil von zwei baugleichen Druckern für kleine Unternehmen: Sie werden gleichartig bedient, brauchen daher nur eine einmalige Einarbeitung und können gegenseitig als Ersatz dienen. Oft passiert es auch in kleinen Unternehmen, dass wichtige Druckkomponenten wie Tinte oder Papier gerade dann leer sind, wenn es wichtig ist und schnell gehen muss. Unter diesen Umständen ist es äußerst praktisch, auf einen zweiten Drucker ausweichen zu können.
Drucker für mittlere und große Unternehmen
Sobald sehr viele Leute regelmäßig auf das Gerät zugreifen sollen, spielen bei der Kaufentscheidung grundsätzlich andere Überlegungen eine Rolle. Nun ist es nicht mehr zweckmäßig, wenn ständig Tinte oder Papier leer sind. Hierfür bieten sich große Office-Drucker oder sogenannte Multifunktionsgeräte an, die mehrere Schächte für Papier haben und über sehr große Tintenvorräte verfügen. Hier zeichnet sich dann auch rechtzeitig ab, wenn die Materialien zur Neige gehen sollten, damit es nicht zu Engpässen kommt.
Außerdem sollte der Drucker natürlich netzwerkfähig sein und auch entsprechend viele Verbindungen zulassen. Optimalerweise handelt es sich um einen WLAN-Drucker, auf den alle Mitarbeiter entspannt und kabellos zugreifen können. Bei sehr großen Unternehmen bietet sich zusätzlich eine Nutzeridentifikation an. Einige größere Office-Drucker ermöglichen beispielsweise eine Auftragsbestätigung per Transponder. Das ist nützlich, wenn so viele Menschen auf ein Gerät zugreifen, dass es zu Verwirrungen bei den Druckaufträgen kommen kann. Natürlich erhöht es auch die Sicherheit beim Datenschutz.
Die einstige Gretchenfrage „Laser oder Tintenstrahl“ ist heutzutage nicht mehr einfach zu beantworten, da die beiden Techniken sich mittlerweile stark angeglichen haben und echte Vor- und Nachteile manchmal kaum noch zu erkennen sind. Wichtig beim Kauf eines Druckers ist zudem ein genauer Blick für die Anforderungen der Branche. Nicht jeder Drucker eignet sich beispielsweise, um Fotos oder Etiketten zu drucken. Gerade solche Fähigkeiten können einem Unternehmen aber bares Geld sparen, wenn sie häufiger anstehen und dafür kein externer Dienstleister beauftragt werden muss.
