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Ein Firmenwagen ist für viele Arbeitnehmer ein attraktiver Bonus neben dem Gehalt – vor allem, wenn der Dienstwagen auch privat genutzt werden darf. Im Falle der privaten Nutzung gilt ein Firmenauto als geldwerter Vorteil, der zusätzlich zum regulären Arbeitnehmergehalt versteuert werden muss. Welche Möglichkeiten es gibt, einen Firmenwagen richtig zu versteuern, erfahren Sie im Folgenden.
Die 1-Prozent-Regelung
Für die richtige Versteuerung eines Firmenwagens stehen zwei Varianten zur Verfügung: die 1-Prozent-Regelung und die Fahrtenbuch-Methode. Um den geldwerten Vorteil für Mitarbeiter und die Steuer für den Firmenwagen pauschal zu berechnen, wird oft die 1-Prozent-Regelung genutzt, da sie weniger aufwendig ist als die Fahrtenbuch-Methode.
Bei der 1-Prozent-Regelung dient der Bruttolistenpreis des Dienstwagens als Grundlage für die Berechnung der Steuer. Wichtig zu beachten ist dabei, dass es sich um den Bruttolistenpreis des Autos zum Zeitpunkt der Erstzulassung handeln muss. Denn auch wenn der Arbeitgeber das Dienstfahrzeug als Gebrauchtwagen gekauft hat, muss zur Versteuerung der Listenpreis des Herstellers bei der Erstzulassung herangezogen werden.
Nach der 1-Prozent-Regelung wird nun monatlich pauschal ein Prozent des Bruttolistenpreises des Dienstautos als geldwerter Vorteil angerechnet und entsprechend versteuert. Wenn Kosten für Sonderausstattungen des Autos hinzukommen, wird die Summe dieser Kosten zum Listenpreis hinzugerechnet und das Ergebnis per 1-Prozent-Regelung versteuert. Wenn ein Mitarbeiter also beispielsweise einen Firmenwagen mit einem Listenpreis von 30.000 Euro plus Sonderausstattung im Wert von 2.000 Euro privat nutzen darf, beträgt der geldwerte Vorteil nach der 1-Prozent-Regelung 320 Euro. Diese Summe wird dann auf das Gehalt des Arbeitnehmers angerechnet und entsprechend versteuert.
Zusatz: Fahrten zum Arbeitsplatz
Zusätzlich können bei der 1-Prozent-Regelung auch die regelmäßigen Fahrten des Arbeitnehmers zwischen Wohnort und Arbeitsstätte berücksichtigt werden. In diesem Fall wird die einfache Strecke in Kilometern zwischen Wohnort und Arbeitsplatz mit 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises multipliziert und zusätzlich als geldwerter Vorteil angerechnet. Fährt der Arbeitnehmer also beispielsweise 10 Kilometer von seinem Wohnort bis zur Arbeit, wären das bei einem Bruttolistenpreis des Fahrzeugs von 30.000 Euro nach obigem Beispiel: 10 Kilometer multipliziert mit 0,03 Prozent von 30.000 Euro ergeben 90 Euro. Zusätzlich zu den 320 Euro aus der 1-Prozent-Pauschale ergibt sich ein geldwerter Vorteil von 410 Euro, der versteuert werden muss.
Dieser Prozentsatz gilt nicht, wenn der Arbeitnehmer im Durchschnitt an weniger als 15 Tagen im Monat beziehungsweise 180 Tagen im Jahr mit dem Dienstauto zur Arbeit fährt. In diesem Fall verringern sich der geldwerte Vorteil und auch die Besteuerung: Statt 0,03 Prozent werden dann lediglich 0,002 Prozent des Listenpreises für jeden Entfernungskilometer der einfachen Strecke berechnet. Hier muss der Arbeitnehmer aber sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Finanzamt nachweisen können, an welchen Tagen er mit dem Firmenwagen zur Arbeit gefahren ist.
Versteuerung nach der Fahrtenbuch-Methode
Als Alternative zur Ein-Prozent-Regelung können Arbeitnehmer ihren Firmenwagen auch mithilfe der Fahrtenbuch-Methode versteuern. Dabei muss der Fahrer des Dienstwagens jede berufliche und private Fahrt im Fahrtenbuch dokumentieren. Damit lässt sich dann genau ausrechnen, wie hoch der zu versteuernde private Nutzungsanteil ausfällt. Anstatt also pauschal 1 Prozent des Listenpreises zur Versteuerung anzusetzen, können die tatsächlich auf Privatfahrten gefahrenen Kilometer ermittelt und versteuert werden. Die Berechnungsgrundlage ist auch bei der Fahrtenbuch-Methode der Bruttolistenpreis bei Erstzulassung des Firmenwagens. Zusätzlich werden hier aber auch die Betriebs- und Fixkosten eingerechnet.
Die Versteuerung nach der Fahrtenbuch-Methode ist aufwendiger als die pauschale Berechnung nach der Ein-Prozent-Regelung. Denn das Fahrtenbuch muss einige Kriterien erfüllen, damit es vom Finanzamt als Berechnungsgrundlage akzeptiert wird:
- Der Arbeitnehmer muss das Fahrtenbuch immer zeitnah führen. Am besten sollte direkt nach jeder Fahrt mit dem Firmenwagen ein entsprechender Eintrag erfolgen.
- Das Fahrtenbuch muss vollständig und lückenlos sein. Das bedeutet, dass sowohl private als auch berufliche Fahrten mit dem Firmenauto ohne Unterbrechung und zeitlich fortlaufend aufgeführt werden müssen.
- Das Fahrtenbuch muss eine geschlossene Form aufweisen. So müssen analoge Fahrtenbücher beispielsweise gebunden sein – eine Sammlung loser Blätter akzeptiert das Finanzamt nicht. Denn hier wäre es zu einfach, nachträglich Einträge zu ändern oder hinzuzufügen. Nutzen Arbeitnehmer elektronische Fahrtenbücher, müssen auch die dafür verwendeten Programme bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit die Einträge nicht manipulierbar sind.
Um das Fahrtenbuch richtig zu führen, müssen Arbeitnehmer bei jedem Eintrag folgendes angeben:
- Datum der Fahrt
- Kilometerstand vor Beginn und nach Ende der Fahrt
- Adresse des Start- und Zielorts
- Gewählte Route
- Zweck der Fahrt (z. B. Besuch eines Kunden oder Geschäftspartners)
- Besuchte Personen
Bei Privatfahrten mit dem Firmenwagen reicht es aus, wenn der Arbeitnehmer das Datum und die Kilometerstände vermerkt. Die restlichen Angaben sind bei Privatfahrten für das Finanzamt irrelevant. Wird bei der Versteuerung des Firmenwagens die Fahrtenbuch-Methode gewählt, sollte das Fahrtenbuch mit großer Sorgfalt geführt werden. Denn wenn das Finanzamt Fehler oder Unstimmigkeiten feststellt, kann es trotz Fahrtenbuch auf die Ein-Prozent-Regelung zurückgreifen. Dann war der Aufwand der Fahrtenbuch-Führung umsonst.
Elektroauto richtig versteuern
Wer ein E-Auto als Firmenwagen nutzt, kann von steuerlichen Vorteilen profitieren: Je nach Höhe des Bruttolistenpreises halbiert sich der geldwerte Vorteil bei Elektrofahrzeugen mindestens – es kommt entweder die 0,5- oder 0,25-Prozent-Regelung zum Einsatz. Das bedeutet, dass bei E-Autos nur der halbe oder ein Viertel des Listenpreises für die Berechnung des geldwerten Vorteils und dessen Versteuerung herangezogen wird.
Wann lohnt sich welche Methode?
Wann sich welche Methode zur Versteuerung eines Firmenwagens lohnt, hängt vor allem vom Bruttolistenpreis des Wagens und seiner Verwendung für Privatfahrten ab. Ein Fahrtenbuch lohnt sich vor allem, wenn der Arbeitnehmer ein Dienstauto mit hohem Listenpreis erhält, den Wagen aber eher wenig für Privatfahrten nutzt. Denn hier kann der geldwerte Vorteil relativ gering ausfallen, sodass der Arbeitnehmer von einer kilometergenauen Besteuerung per Fahrtenbuch profitiert. Wird der Dienstwagen dagegen oft für Privatfahrten genutzt und hat womöglich einen vergleichsweise geringen Listenpreis, ist die Besteuerung per Ein-Prozent-Regelung sinnvoll und weniger aufwendig.
