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New Work ist in vielen Unternehmensbereichen angekommen und kein aktueller Trend mehr. Die Veränderungen in der Arbeitswelt sind ein Symbol für die fortschreitende Entwicklung der Digitalisierung. Nicht jeder Schritt nach vorn wird auch als dieser erkannt und moderne Prozesse haben es schwer, reibungslos in Unternehmensabläufe integriert zu werden. Der Rückstand in den Möglichkeiten, die die Digitalisierung schafft, hat sich in der vergangenen Pandemie gezeigt.
Homeoffice oder Kurzarbeit haben flexible Anpassungen an eine veränderte Situation erfordert, die alle unternehmerischen Bereiche betroffen haben. Unternehmen, die die Chance der Digitalisierung bis dahin nicht genutzt haben, mussten in kürzester Zeit reagieren. Moderne Arbeitswelten setzen Trends, die keine Zukunftsvision mehr sind und haben Unternehmensbereiche in den Fokus gerückt, die bis dahin wenig Beachtung gefunden haben.
Wichtige Trends beeinflussen die Personalabrechnung und zeigen die Komplexität dieser unternehmerischen Kernkompetenz auf. Neben der reinen Abrechnung von Löhnen und Gehältern müssen Schnittstellen zu einfließenden Daten geschaffen werden und rechtliche Kompetenz bewiesen werden. Zu der großen Verantwortung, die der Bereich trägt, zeigen sich auch Lücken auf, die mit dem richtigen Lösungsansatz effizient geschlossen werden können.
Trends der Digitalisierung
Die Umsetzung der Digitalisierung ist von der technischen Entwicklung abhängig. Trends in der Arbeitswelt entstehen jedoch auch durch ein verändertes Denken der Gesellschaft. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Freizeit wird immer wichtiger. Dazu zählen auch ein selbstbestimmtes Arbeiten in einem Team und als Teil eines Netzwerkes. Unternehmen sind gefordert, sich attraktiv für Beschäftigte zu präsentieren und sich als starke Arbeitgebende zu positionieren.
Remote Work
Homeoffice und Remote Work werden häufig gleichbedeutend verwendet. Remote Work steht für ein vom Büro unabhängiges Arbeiten. Das kann das Homeoffices sein oder jeder andere Ort auf der Welt. Arbeitgebende sind gefordert, die Infrastruktur für die Beschäftigten des Unternehmens zu schaffen. Für die Personalabteilung bedeutet dies, dass alle relevanten Daten, die für die Erstellung der Abrechnungen erforderlich sind, in digitaler Form vorliegen und abgerufen werden können. Arbeitgebende müssen ein System zur Verfügung stellen, auf das alle berechtigten Personen zugreifen können und die Abrechnungen außerhalb der Büros erstellen und verschicken können.
Fachkräftemangel
Das Problem, geeignete Personen für die Tätigkeit im eigenen Unternehmen zu begeistern, zieht sich durch alle Branchen und macht auch vor dem Personalbereich nicht halt. Damit der wichtige Bereich der Entgeltauszahlungen nicht stillsteht, können spezielle Softwareanwendungen den Personalmangel abfangen und gleichzeitig die Produktivität der Abrechnungsabteilung erhöhen. Ein Problem des Fachkräftemangels in der Lohnabrechnung sind die hohe Verantwortung, die die Beschäftigten tragen und die Anforderung, sich über gesetzliche Änderungen zu informieren. Softwarelösungen übernehmen diese Aufgaben zuverlässig und sorgen für eine Entlastung der Beschäftigten. Die rechtlichen Rahmenbedingungen werden regelmäßig aktualisiert
E-Government
Die Digitalisierung in Behörden ist besser als ihr Ruf. Insbesondere in der Kommunikation mit Arbeitgebern ist der technische Stand vorbildlich. Ein Beispiel ist der Austausch mit der elektronischen Kommunikation in Bezug auf die Sozialversicherung. Unternehmen können das Meldeverfahren über geeignete Softwarelösungen auf ein sicheres und effektives Niveau heben und ihre Pflicht zur Meldung automatisieren.
Green-Economy
Umweltschutz und Nachhaltigkeit sind für jedes Unternehmen wichtig. Neben dem Klimaschutz können über Grüne Lösungen im Büro auch Kosten gesenkt werden. Der Abschied vom Postversand ist ein wertvoller Schritt. Der Papierverbrauch für ausgedruckte Lohnabrechnungen und Versandtaschen ist hoch. Die papierlose Buchhaltung ist ein wertvoller Schritt für umweltfreundliches Handeln, da neben dem Papierverbrauch auch die Verwendung von Druckfarbe reduziert wird. Einfache Informationen und Anfragen können per E-Mail verschickt und beantwortet werden.
Automatisierung
Prozesse zu automatisieren, setzt voraus, dass alle Unterlagen in digitaler Form vorliegen. Arbeitgebende sind daher gefordert, alle Unterlagen für eine Abrechnung in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Dazu zählen auch Krankmeldungen, Urlaubstage oder zusätzliche Dienste der Beschäftigten. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Abrechnungsabteilung können keinen Prozess automatisieren, wenn Unterlagen in Papierform ergänzt werden müssen. Hier ist eine Infrastruktur gefordert, die Arbeitszeiten und individuelle Ergänzungen digital erfasst.
Datenschutz
Der Schutz der Personaldaten hat oberste Priorität und unterliegt strengen gesetzlichen Regelungen. Dazu zählt auch der Versand der monatlichen Abrechnung. Die Zustellung per E-Mail ist nicht datenschutzkonform. Arbeitgebende müssen ein Konzept erstellen und umsetzen, dass die persönliche und digitale Zustellung an alle Beschäftigten auch außerhalb des Büros ermöglicht. Über ein Self-Service-Portal können sich Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen diese heutzutage datenschutzkonform als verschlüsseltes PDF auf ein privates Endgerät herunterladen. Damit ist gesichert, dass keine Unbefugten Zugriff auf das Dokument haben.
