Aquarius Studio/shutterstock.com
Gebäudedienstleistungen sind traditionell ein personalintensives Geschäft. Dementsprechend umfangreich fällt auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung aus. Viele aktuelle Lösung bieten entweder nicht genug branchenspezifische Möglichkeiten oder sind sehr sperrig und wartungsintensiv. Anders macht es die GDL-4-ERP-Branchenlösung für Gebäudedienstleister der Geschwister Diehl IT-Vertriebs GmbH. Doch worin liegen eigentlich die Besonderheiten und welche Vorteile lassen sich so nutzen?
GDL-4 der Geschwister Diehl IT-Vertriebs GmbH: Was steckt dahinter?
Bei der GDL-4-ERP-Lösung für Gebäudereiniger handelt es sich um eine ganzheitliche, branchenspezifische ERP-Lösung, die sich in Bezug auf die buchhalterisch wichtigen Faktoren über eine Schnittstelle mit DATEV „Lohn und Gehalt“ verbinden lässt.
„Durch diese Schnittstelle können unsere Kunden auf den großen Funktionsumfang von GDL-4 zurückgreifen und ihre Daten ganz bequem per Schnittstelle in das etablierte Lohnbuchhaltungssystem DATEV Lohn und Gehalt überführen. Dies bedeutet einen echten Gewinn in Sachen Handling, Wartungsintensität und Zeitaufwand,“ erklärt Lars Schmidt, Geschäftsführer der Geschwister-Diehl IT-Vertriebs GmbH.
GDL-4 im Überblick
GDL-4 selbst ist eine ganzheitliche IT-Lösung für Gebäudedienstleister. Sie ist modular aufgebaut, so dass sich jedes Unternehmen die gewünschten Module zusammenstellen kann. Dazu gehören:
- CRM (Management von Kundenkontakten)
- Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen
- Lohnbuchhaltung
- Personalzeiterfassung
- Kaufmännische Auftragsabwicklung
- Einkauf
- Bestandsführung
- Projektmanagement
- Dokumentenmanagement
- Schnittstellen
„Wir kombinieren alle wichtigen IT-Funktionen mit komfortabler Bedienung und flexiblen Lizensierungsmodellen. So lassen sich am Ende bequem passgenaue Individuallösungen schaffen“, erklärt Lars Schmidt weiter.
Welche Vorteile ergeben sich im Hinblick auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Durch die Verbindung von GDL-4 und DATEV Lohn und Gehalt können Firmen ihre kompletten Stammdaten ganz bequem in DATEV Lohn und Gehalt importieren. Auch Doppelerfassungen werden so gekonnt vermieden, denn ein neu angelegter Mitarbeiter in GDL-4 lässt sich durch eine automatisierte Bereitstellung für die Stammdatenimportschnittstelle in Lohn und Gehalt aktualisieren.
Darüber hinaus lassen sich ansonsten alle wichtigen Daten wie:
- Arbeitszeiten
- Fehlzeiten
- Urlaubszeiten
- Neue Mitarbeiter
- Ausscheiden bisheriger Mitarbeiter
in GDL-4 erfassen und danach importieren. Die Erstellung der Lohnabrechnungen mit DATEV lässt sich daraufhin per Knopfdruck erledigen. Zusätzlich lassen sich diese über das DATEV-Rechenzentrum auch ausdrucken, kuvertieren und an die jeweiligen Adressaten (Mitarbeiter oder Steuerberater) versenden. Mitarbeiter haben zudem auch Zugang zu ihren Auswertungen über „DATEV Mitarbeiter online“. Darüber hinaus erhalten auch Krankenkassen und Sozialversicherungsträger nun automatisch die erforderlichen Meldungen – der manuelle Versand der Daten entfällt.
Zusätzlicher Vorteil: Per Schnittstelle erhält der Steuerberater sofortigen Zugriff auf alle wichtigen Daten, die zur Erstellung von Steuerunterlagen erforderlich sind. Steuerliche Neuerungen wie die Energiekostenpauschale verursachen so zudem weniger Arbeit, weil der Anpassungsaufwand sich dank der Schnittstellen-Lösung in Grenzen hält.
Und was sagen die Kunden zur Lösung der Geschwister-Diehl IT-Vertriebs GmbH?
Mittlerweile haben einige Kunden die GDL-4-Lösung mit DATEV-Schnittstelle für ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung ausprobiert. Viele Unternehmen setzten bereits in der Vergangenheit für die Lohn- und Gehaltsabrechnung auf Lösungen aus dem Hause der Geschwister Diehl IT Vertriebs GmbH.
So zum Beispiel die Fa. RGS Seipp GmbH. Geschäftsführer Uwe Hain kommentiert die Schnittstellen-Lösung folgendermaßen: „Wir haben bislang immer prompte Unterstützung durch das Team der Geschwister Diehl erhalten und bauen auch in Zukunft darauf. Genau deshalb waren wir trotz anfänglicher Skepsis schnell von den Plänen zum Umstieg auf DATEV Lohn und Gehalt überzeugt.“ Hier wurde die bestehende Konstellation also einfach modernisiert und im Sinne des Kunden weiter verbessert.
Andere Kunden betonen vor allem die enorme Zeitersparnis, die durch die GDL-4-Schnittstelle mit DATEV Lohn und Gehalt entsteht. So ist man bei Lotz und Kovacs begeistert: „Die neue Schnittstelle bringt mir eine große Zeitersparnis und ich kann mich auf andere Aufgaben fokussieren. Besonders die nachgelagerte Objektabrechnung bedeutet für mich eine deutliche Hilfe bei der Steuerung unseres Unternehmens. Aber auch der Versand der DATEV-Lohnabrechnungen per E-Mail oder die Information meiner Mitarbeiter per automatisierter SMS-Benachrichtigung helfen mir enorm weiter“, erklärt Frau Klein, kaufmännische Mitarbeiterin und die Ansprechpartnerin für die Umstellung im Unternehmen.
In der Dieter Lange GmbH aus Mannheim wird darüber hinaus die fachliche Ausarbeitung gelobt: „Der Umfang der Schnittstelle der Geschwister Diehl IT-Vertriebs GmbH sorgt dafür, dass sowohl die allgemeinen Erfordernisse der Gebäudereiniger-Branche als auch unsere speziellen betrieblichen Anforderungen perfekt in Lohn und Gehalt der DATEV eG abgebildet werden.“ Die Kunden berichten also immer wieder von enormen Zeit- und Arbeitsersparnissen, die die GDL-4-Schnittstelle für DATEV Lohn und Gehalt mit sich bringt.
Fazit: Lohn- und Gehaltsabrechnung muss auch in personalintensiven Branchen nicht kompliziert sein
Lohn- und Gehaltsabrechnungen gehören gerade in der Branche der Gebäudedienstleistungen zu den arbeitsintensivsten Bereichen der Buchhaltung. Durch Neuerungen wie die DATEV-Schnittstelle in GDL-4 der Geschwister-Diehl IT-Vertriebs GmbH zeigt sich jedoch, dass sich hier viele Prozesse vereinfachen lassen. Die Kombination aus einem leistungsfähigen ERP-System für die Branche und einem etablierten Lohnabrechnungssystem wie von DATEV bündelt die Stärken beider Lösungen und sorgt dafür, dass die Kunden Geld und Zeit sparen. Entsprechende Ansätze dürften auch anderen Branchen zeigen, wo die Reise in Sachen Lohn- und Gehaltsabrechnung hingehen sollte.
