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Als Arbeitgeber muss ein Unternehmen seinen Mitarbeitern eine Lohnabrechnung ausstellen. Was man darunter versteht, welche Posten hier aufgeführt werden müssen und welche weiteren rechtlichen Vorgaben es gibt, das kann man in unserem Ratgeber nachlesen. Außerdem erklären wir den wichtigen Unterschied zwischen einer Lohn- und einer Gehaltsabrechnung.
Die Lohnabrechnung: Grundlegende Informationen
Zunächst ist es wichtig zu unterscheiden, ob Mitarbeiter einen Lohn oder ein Gehalt ausgezahlt bekommen. Von Lohn spricht man immer dann, wenn Angestellte nach erbrachten Arbeitsstunden bezahlt werden. Dieser Lohn kann sich daher von Monat zu Monat unterscheiden, wenn beispielsweise Überstunden geleistet wurden. Von einem Gehalt spricht man, wenn ein Mitarbeiter unabhängig von den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden immer das gleiche Gehalt erhält. In einem solchen Fall wird vom Arbeitgeber eine Gehaltsabrechnung erstellt. Die Lohnabrechnung hingegen wird nur für Mitarbeiter ausgestellt, die mit einem Stundenlohn vergütet werden. Das ist oft in handwerklichen Betrieben, der Logistik und in Minijobs der Fall.
Das muss in einer Lohnabrechnung aufgeführt sein
Die Gewerbeordnung legt in § 108 Abs. 3 Satz 1 fest, welche Angaben zwingend in einer Lohnabrechnung enthalten sein müssen. Hierzu gehören allgemeine Angaben zum Angestellten wie dessen Name, Geburtsdatum, Adresse, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID und Steuerklasse. Ebenfalls vermerkt sein müssen der Beginn und das Ende des Arbeitsverhältnisses, der korrekte Abrechnungszeitraum und Entgeltbestandteile.
Zu den so genannten Entgeltbestandteilen zählen der Bruttolohn, Steuerfreibeträge, vermögenswirksame Leistungen, Sachbezüge, Abzüge für Kirchensteuer, der jeweilige Beitragssatz für die Altersvorsorge und Sozialversicherung, Zusatzbeiträge für die Krankenversicherung und persönliche Abzüge. Gegebenenfalls müssen außerdem der Kinderfreibetrag, geleistete Überstunden und Aufwandsentschädigungen so wie der Auszahlungsbetrag aufgeführt sein. Für alle Angaben gilt, dass sie in Euro berechnet und angegeben werden müssen.
Diese Pflichten rund um die Lohnabrechnung haben Arbeitgeber
In § 108 der Gewerbeordnung ist geregelt, dass jeder Arbeitgeber zum Ausstellen einer Lohnabrechnung für seine Angestellten verpflichtet ist. Diese Ausstellung muss monatlich erfolgen. Die Form der Abrechnung ist jedoch nicht vorgeschrieben, so dass diese handschriftlich oder in elektronischer Form erstellt werden kann. Auszuhändigen ist sie den Mitarbeitern in Papierform. Wichtig zu wissen ist auch, dass neben der monatlich erstellten Lohnabrechnung zusätzlich am Ende des Kalenderjahres eine Jahresmeldung erstellt werden muss. Sie ist bis spätestens zum 15. April des Folgejahres an den Arbeitnehmer auszugeben.
Während Arbeitnehmer nicht dazu verpflichtet sind, eine ausgehändigte Lohnabrechnung aufzubewahren, sieht das bei Unternehmen ganz anders aus. Sie müssen sämtliche erstellte Lohnabrechnungen für eine Dauer von sechs Jahren aufbewahren. Allerdings sollten auch Angestellte die Lohnabrechnungen von mindestens zwölf Monaten aufbewahren, da diese als Einkommensnachweis gelten.
