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Zur Erstellung von Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter ist jeder Betrieb gesetzlich verpflichtet. Jedoch ist es insbesondere in kleineren Firmen nicht rentabel, Mitarbeiter für die Lohnabrechnungen einzustellen. Doch auch die Auslagerung dieser Tätigkeit an einen externen Spezialisten wie zum Beispiel einen Steuerberater ist nicht gerade günstig.
Deshalb können sich Kleinunternehmen dies oftmals nicht leisten. Um die Kosten für einen solchen Experten zu sparen, ist es eine Alternative, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen.
Lohnabrechnungen selbstständig erledigen: Geht das?
Grundsätzlich können Unternehmen die Gehaltsabrechnungen selbst erledigen. Wichtig ist dabei jedoch, dass sie diese Tätigkeit korrekt durchführen. Dazu gehört es, die Grundzüge des Arbeits-, Lohnsteuer- sowie Sozialversicherungsrechts zu kennen. Denn diese benötigt man, um neue Mitarbeiter regelkonform anzumelden oder die Meldeerfordernisse für die Krankenkassen zu erfüllen. Andernfalls kann dies schwerwiegende Konsequenzen für das Unternehmen mit sich bringen.
Wer sich dafür entscheidet, Lohnabrechnungen selbst zu erstellen, der sollte sich deshalb unbedingt das nötige Know-how aneignen. Wertvolle Informationen gibt es unter anderem in diesem Ratgeber zur Lohnabrechnung. Sinnvoll ist es, sich diese Tätigkeit mithilfe einer speziellen Softwarelösung zu erleichtern. Denn diese ermöglicht es auch denjenigen mit nur wenig Erfahrung in diesem Bereich, die Lohnabrechnung korrekt selbst zu erstellen.
Lohnbuchhaltung: Das gilt es zu erledigen
Mit der Erstellung der Lohnabrechnung alleine ist für Unternehmen das Tätigkeitsfeld der Lohnbuchhaltung noch längst nicht erfüllt. Denn dazu gehört weit mehr:
1. Anmeldung neuer Mitarbeiter
Für jeden neuen Mitarbeiter des Unternehmens müssen Lohnunterlagen erstellt werden. Zudem ist es Aufgabe der Lohnbuchhaltung, diese bei den Sozialversicherungsträgern anzumelden. Wichtig ist, dass dabei sämtliche Melde- sowie Dokumentationspflichten eingehalten werden. Diese hängen von der Art der Beschäftigung ab. Handelt es sich um einen Angestellten, Arbeiter oder einen geringfügig Beschäftigten?
2. Erledigung der Lohnabrechnung
Weiterhin muss die Lohnbuchhaltung für jeden Mitarbeiter die Abrechnung der Arbeitnehmerbezüge erstellen. Dazu ist jeder Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet. Diese muss folgende Aspekte beinhalten:
- Name und Anschrift des Arbeitgebers
- Name, Anschrift sowie Geburtsdatum des Mitarbeiters
- Versicherungsnummer des Angestellten
- Steuer-ID und Steuerklasse des Arbeitnehmers
- Zeitraum der Abrechnung
- Beschäftigungszeitraum
- Bruttolohn
- Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
- Geldwerte Vorteile bzw. Sachbezüge
- Kirchensteuer
- Vermögenswirksame Leistungen
- Sozialversicherungsbreiträge
- Steuerfreibeträge
- Auszahlungsbetrag
3. Übermittlung der Daten an Dritte
Die ermittelten Beträge werden als allgemein als Lohnnebenkosten bezeichnet. Diese muss der Arbeitgeber nach der Berechnung an Sozialversicherungsträger sowie das Finanzamt übermitteln und überweisen.
4. Abschluss des Monats
Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Angestelltenverhältnis aus, so ist ebenfalls die Lohnbuchhaltung dafür zuständig, dies an das Finanzamt sowie die Sozialversicherungsträger zu kommunizieren. Zudem fällt die Erstellung von Personalstatistiken in diesen Tätigkeitsbereich.
Fazit
Essentiell ist, dass sämtliche anfallenden Arbeiten regelkonform erledigt werden. Denn nur dann kann ein Unternehmen sich um die Lohnabrechnung und alle weiteren damit verbundenen Aufgaben selbst kümmern. Werden diese Tätigkeiten hingegen nicht korrekt ausgeführt, kann das negative Konsequenzen mit sich bringen.
