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Wer im stationären Handel Produkte an Kunden verkauft, der benötigt zur Kaufabwicklung ein Kassensystem. Lange Zeit war die klassische Registrierkasse die Standardlösung für Händler. Inzwischen gibt es jedoch eine Vielzahl moderner Softwarelösungen, mit denen Händler unterschiedlicher Branchen den geänderten Ansprüchen ihrer Kundschaft gerecht werden und den eigenen Geschäftsalltag effizienter, sicherer und einfacher gestalten können.
Die Bedeutung des Kassensystems für den Handel
Moderne Kassensysteme müssen nicht nur leicht zu bedienen und kundenfreundlich sein. Darüber hinaus gibt es komplexe rechtliche Vorgaben für Kassensysteme. Sie müssen beispielsweise finanzamtkomform sein und die geltenden Vorgaben der GDPdU erfüllen. Daher scheuen viele Unternehmer eine Umstellung des vorhandenen Kassensystems hin zu moderneren, effizienteren Lösungen. Dabei kann gerade diese längst überfällige Umstellung mehr Rechtssicherheit und Komfort bringen.
Hierzu ist es wichtig, dass man sich für ein aktuelles Kassensystem entscheidet, welche die rechtlichen Vorgaben vollumfänglich erfüllt. Idealerweise handelt es sich dabei um eine Softwarelösung oder cloudbasierte Produkte, welche durch Updates schnell an geänderte rechtliche Rahmenbedingungen angepasst werden. Solche Updates erfolgen üblicherweise automatisch durch den Anbieter und halten das Kassensystem dadurch stets auf dem aktuellsten Stand.
Benutzerfreundlichkeit spielt zentrale Rolle bei Kassensystemen
Eine zentrale Rolle spielt zudem die Benutzerfreundlichkeit eines Kassensystems. Schließlich stört ein komplexes und schwer verständliches System den Betriebsablauf erheblich. Die Folge davon können Umsatzeinbuße, eine sinkende Kundenzufriedenheit und Frustration oder Überforderung bei den Mitarbeitern sein. Daher legen moderne Lösungen für ein Kassensystem besonders großen Wert auf die Benutzerfreundlichkeit. Sie lassen sich häufig intuitiv bedienen, was langwierige Einarbeitungen oder Schulungen weitestgehend überflüssig macht.
Trotzdem sollte bei der Umstellung des genutzten Kassensystems selbstverständlich nicht vollständig auf eine Einarbeitung der Angestellten verzichtet werden. Im Idealfall werden sie bereits zu Beginn in den Prozess der Umstellung mit einbezogen und können ihre Bedenken, Wünsche und Anregungen einbringen. Hierdurch lässt sich die Akzeptanz einer Umstellung beim Kassensystem innerhalb der Belegschaft erheblich steigern.
Moderne Kassensoftware ist an Datenbanken gebunden und kann dadurch eine Vielzahl von Funktionen übernehmen. Mit ihr ist es beispielsweise möglich, die Stammdaten von Kunden und Lieferanten, aber auch die Historie von Rechnungen, Warenein- und Warenausgängen zu verwalten. Interessant ist auch, welche Anschlussmöglichkeiten für Geräte bei einer Kassensoftware vorhanden sind. Zum Standard sollten Verbindungsmöglichkeiten für stationäre und mobile Scanner sowie Bondrucker gehören.
Wann lohnt sich eine Umstellung des Kassensystems?
Während sich Gründer bei einer Geschäftseröffnung in der Regel direkt für moderne Kassensoftware entscheiden, finden sich in vielen alteingesessenen Unternehmen noch veraltete Kassensysteme. Eine Umstellung auf moderne Softwarelösungen ist in beinahe jedem Unternehmen sinnvoll, da hiermit Zeiteinsparungen, eine geringere Fehleranfälligkeit und einfachere Handhabung bei größerem Funktionsumfang verbunden sind. Aufgrund der Vielzahl von Kassensystemen findet sich für jede Geschäftsform und Größe geeignete Software, welche ohne viele Anpassungen direkt in Betrieb genommen werden kann.
