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Unternehmer, die Waren oder Dienstleistungen gegen Geld anbieten, müssen hierfür Rechnungen ausstellen. Diese dienen insbesondere dazu, Einnahmen und Ausgaben dem Finanzamt gegenüber dokumentieren zu können. Doch auch für die eigene Buchhaltung werden Rechnungen als Belege benötigt. Es kann jedoch auch für Privatpersonen sinnvoll sein, Rechnungen zu stellen.
Gründe zur privaten Rechnungsstellung
Unabhängig davon, ob es sich um den Verkauf des alten Spielzeugs der Kinder, einen bezahlten Freundschaftsdienst oder den Verkauf des eigenen Autos handelt, gibt es gute Gründe dafür, Rechnungen auch als Privatperson zu stellen. Sie vervollständigen nicht nur die eigenen Unterlagen, sondern dienen zusätzlich der Absicherung sowohl des Käufers als auch des Verkäufers. Insbesondere bei höheren Beträgen sollte jeglicher Austausch von Waren oder Dienstleistungen gegen Geld auch dann dokumentiert werden, wenn es keine gesetzliche Pflicht hierzu gibt.
Inhalte einer Rechnung als Privatperson
Im Grunde unterscheidet sich eine privat erstellte Rechnung nur in wenigen Punkten von einer gewerblichen Rechnung. Um den Zweck der Dokumentation des Handels zu erfüllen, müssen nur wenige Punkte zwangsläufig enthalten sein:
- Datum der Rechnungsstellung
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Beschreibung der Leistung
- Leistungszeitraum oder Zeitpunkt des Verkaufs
- Preis der Leistung
Im Gegensatz zur gewerblichen Rechnung sind auf der privaten Rechnung jedoch keine Rechnungs- oder Steuernummer und auch keine Umsatzsteuer auszuweisen. Die Rechnung darf jedoch zusätzlich Angaben zu Zahlungsfristen oder einen Hinweis darauf, dass es sich um eine Privatrechnung handelt, enthalten.
Die Grenze zum gewerbsmäßigen Handeln
Da bei der Rechnungsstellung als Privatperson keine Umsatzsteuer angegeben werden darf, ist sehr genau darauf zu achten, dass es sich auch tatsächlich um eine private Leistung handelt und auch nicht versehentlich gewerblich gehandelt wird. Grundsätzlich gilt eine Tätigkeit als gewerbsmäßig, wenn sie selbstständig, dauerhaft oder regelmäßig und insbesondere gewinnorientiert ausgeführt wird.
Besonders beim Verkauf von Waren ist die Grenze zum gewerbsmäßigen Handel schnell überschritten, sodass dies vor der privaten Rechnungsstellung geprüft werden sollte, wenn es sich nicht um einen einmaligen Verkauf handelt.
Weitere wichtige Informationen
Grundsätzlich gibt es bei privaten Verkäufen oder Dienstleistungen keine gesetzliche Garantie, sodass hierzu auch keine Angaben auf der privaten Rechnung erforderlich sind. Allerdings gibt es auch im Privatverkauf die Pflicht, Käufer auf bestehende Mängel hinzuweisen. Diese sollten daher auf der Rechnung in der Beschreibung der Leistung festgehalten werden, um spätere Uneinigkeiten auszuschließen.
Schließlich kann es noch sinnvoll sein, einen deutlichen Hinweis darauf, dass es sich um eine private Rechnungsstellung handelt, auf der Rechnung anzugeben. Dieser sollte auch eine Passage dazu enthalten, dass aufgrund des privaten Charakters der Leistung keine Umsatzsteuer erhoben wurde und der angegebene Preis somit als Gesamtpreis zu sehen ist und weder eine Netto- noch eine Bruttosumme darstellt.
