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Probleme, die viele Menschen – ob Angestellte oder Selbstständige – kennen: aufgetürmte Aktenberge, eine nie enden wollende To-Do-Liste, unzählige Telefonate, die geführt werden müssen, ein Meeting das dem anderen folgt, meist ohne Pausen. Einen Plan oder roten Faden im Meer der nicht erledigten Aufgaben hat man schon lange verloren. Wie kommt man da wieder raus? Und wie kann man ein solches (Gedanken-)Chaos in Zukunft verhindern?
Die Lösung lautet: Zeitmanagement. Mit der richtigen Technik und Planung gelingt es, im Arbeitsalltag produktiver zu sein und auch den größten Berg an offenen Aufträgen abzuarbeiten! Was für einen selbst der beste Weg ist, kann man durch spezielle Seminare, wie beispielsweise die von kompakttraining.de herausfinden oder man probiert für einen bestimmten Zeitraum eine der hier vorgestellten Methoden aus.
Zeitmanagement nach klaren Modellen
In den letzten Jahren kamen immer mehr Modelle auf bzw. wurden populärer, die dabei helfen sollen, Aufgaben geplanter und effektiver anzugehen.
- Batching
Der Sinn dieser Methode besteht darin, tägliche oder sich wiederholende Aufgaben zu einem Block zu bündeln. Die Teilaufgaben der großen Blöcke erledigt man direkt hintereinander.
- Das Paretoprinzip
Laut Vilfredo Pareto werden 80 % des Ergebnisses einer Arbeitsaufgabe mit nur 20 % Aufwand erreicht, die verbleibenden 20 % benötigen hingegen 80 % der Arbeit. Im Arbeitsalltag lässt sich dies wie folgt umsetzen: Müssen mehrere Aufgaben erledigt werden, die einen ähnlichen Input benötigen, erledigt man zunächst die mit dem größten Output.
- Die Eisenhower-Matrix
Eisenhower sortierte seine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Dies kann man selbst in den Alltag integrieren: Zur Visualisierung teilt man seine To-Dos in eine Matrix wie folgt ein:
| 2
Sehr wichtig, aber nicht sehr dringend |
1
Sehr wichtig & sehr dringend |
| 4
Nicht wichtig & nicht dringend |
3
Sehr dringend, aber nicht wichtig |
So sieht man schnell, welche Aufgabe oberste Priorität hat und welche man ruhigen Gewissens hinten anstellen darf.
- Die Pomodorotechnik
Diese Methode untergliedert den Arbeitstag in feste Zeitfenster: auf 25 Minuten arbeiten folgen 5 Minuten Pause. Haben sich die Intervalle viermal wiederholt, gibt es eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. In den Arbeitsphasen ist jegliche Ablenkung untersagt, was durch die kurzen Pausen belohnt wird. So soll man produktiver und motivierter seine Tätigkeiten verrichten.
Tipps und Tricks abseits von Schema F
- Man sollte Prioritäten setzen und verstehen, dass man nicht alle Aufgaben an einem Tag erledigen kann.
- To-Dos sollte man bündeln; das motiviert!
- Die unangenehmsten Aufgaben sollte man direkt am Morgen erledigen. So ist der schlimme Teil abgearbeitet und man kann energievoller alle anderen Tätigkeiten angehen.
- Unwichtige Aufgaben dürfen aufgeschoben werden.
- To-Dos, denen man selbst nicht gerecht werden kann, darf man delegieren. Wie man das richtig angeht, erfährt man in diesem Text.
- Man sollte eine Aufgabe nach der anderen erledigen und fertigstellen. Zehn Sachen gleichzeitig zu beginnen, kann nicht funktionieren.
- Alles was weniger als zehn Minuten dauert, sollte man sofort erledigen.
- Meetings, die eher einem Kaffeeplausch ähneln als konstruktiven Besprechungen sollte man den Rücken kehren.
Weitere Inspiration für mehr Produktivität im Arbeitsalltag erhalten Sie hier.
