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Moderne Büros sind nicht länger ein paar Schreibtische zwischen dicken Aktenschränken. Stattdessen übernimmt komplexe Software die Aufgaben der Ablage, Aufbewahrung und des Wiederfindens von Dokumenten. Die frei gewordene Zeit kann im Rahmen des BPM besser zu Analysezwecken und für die Verbesserung des Workflows eingesetzt werden. An den Aufbewahrungspflichten ändert sich dadurch nichts – allerdings verringert die elektronische Archivierung die mögliche Fehlerquote bei der Ablage und dem Wiederfinden und somit Kosten.
Vorteile des BPM als elektronisches Analysemittel im Betrieb
Mit Hilfe des Business Process Management lassen sich alle unternehmerischen Geschäftsabläufe miteinander verketten. Während zu analogen Zeiten ein großer Aufwand nötig war, um die dafür nötige Prozessanalyse durchzuführen, übernimmt eine solche Aufgabe jetzt Software. Mit ihrer Hilfe können Schwachstellen im Workflow gefunden und entweder behoben oder als Vorteil an anderer Stelle in den Prozess eingefügt werden.
Eine ausführliche Erklärung des BPM ist hier zu finden: http://www.ser.de/themen/was-ist-bpm.html Ein Detail bei der elektronischen Prozessoptimierung stellt weiterhin die Verwaltung von Dokumenten dar. Diese können mit Hilfe der elektronischen Archivierung bei weitaus geringerem Ablageaufwand aufbewahrt werden. Zu Prüfungszwecken ist dies sogar eine buchhalterische Vorschrift, um etwa Unregelmäßigkeiten zu vermeiden oder – falls welche zu vermuten sind – mögliche Fehlerquellen schnell zu finden. Außer Zeit spart diese moderne, juristisch einwandfreie Form der Ablage auch jede Menge Platz im modernen Büro.
Keine Buchung ohne Beleg – Buchhalterische Aufbewahrungspflicht für Dokumente
Nicht jedes Dokument muss aufbewahrt werden, aber jedes wirtschaftsrelevante Blatt. Wie in der analogen Buchhaltung und Wirtschaftsprüfung bleibt die Aufbewahrungspflicht auf zehn Jahre erhalten. Mit Ablageordnern würde dies in jedem Büro über einen solch langen Zeitraum einen eigenen Archivraum erfordern, der möglicherweise aufgrund der Dokumentenfülle noch erweitert werden muss. Die elektronische Archivierung löst dieses Problem viel einfacher.
Da schon beim Anlegen eines Dokuments die Grunddaten erfasst werden, kann dessen Ablage gewiss für zehn Jahre verfolgt werden. Ein Verlust ist dadurch ausgeschlossen, und selbst bei einer fehlerhaften Archivierung ist der Aufwand zum Wiederfinden um ein Vielfaches einfacher. Die elektronische Archivierung hat bei solch langen Aufbewahrungszeiten noch weitere Vorteile:
- Eine Manipulation der Dokumente ist aufgrund der elektronischen Nachverfolgung ausgeschlossen
- Mechanische und raumbedingte Einflüsse verschlechtern die Dokumentenqualität nicht
Auch, wenn es vergleichsweise selten vorkommt, ist so nach Handelsrecht auch am Ende der Aufbewahrungspflicht die Beweiskraft eines Dokuments so hoch wie bei seiner Erstellung und Erstbearbeitung.
Schnellerer Archivzugriff auf digitale Archive
Moderne Büros arbeiten mit Hilfe des BPM und der dazu nötigen Software schnell und bei geringer Fehlerquote. Ein klassisches Archiv würde diese Effizienz selbst bei entsprechender Bereitstellung von Archivaren deutlich hemmen. Mit komplexer Software für die elektronische Archivierung kann ein Suchvorgang auf viel kleinere Bereiche eingegrenzt und teilweise über simple Suchwortrecherchen durchgeführt werden.
Das Ergebnis ist eine Dokumentenverwaltung in Minutenschnelle, bei der sogar Verwechslungen durch ähnliche Bezeichnungen aufgrund der zeitlichen Dokumentation ausgeschlossen werden können. Es entfallen die Personalkosten für einen Mitarbeiter, der einzig für die Archivierung zuständig ist. Außerdem kann die frei gewordene Zeit für andere, wichtige Unternehmensprozesse genutzt werden. Der plötzliche Besuch eines Wirtschaftsprüfers ist damit auch kein Grund mehr, nervös zwischen den alten Ordnern einen verlangten Jahrgang herauszusuchen.
Fazit
Die Methoden des BPM straffen Geschäftsabläufe für einen guten Workflow. Eine der dafür eingesetzten Softwarelösungen ist die elektronische Archivierung. Mit ihrer Hilfe sparen Unternehmen Zeit und Platz für die Dokumentenverwaltung. Dies ist auch juristisch ein Vorteil, weil buchhalterischen Pflichten prüfsicherer nachgekommen werden kann.
