Ordnung muss sein
In den meisten Unternehmen sind heutzutage viele Mitarbeiter angestellt, welche selbstverständlich alle über eine angelegte Personalakte verfügen. Wer seiner Personalabteilung jedoch den ständigen Weg zum Aktenschrank und eine lange Suche nach der passenden Akte ersparen möchte, sollte die Möglichkeit einer digitale Personalakte in Erwägung ziehen. Diese Alternative verspricht nicht nur eine einwandfreie Ordnung, sondern auch eine enorme Zeitersparnis sowie eine Platzersparnis zugleich.
Die passende Software für jedes Unternehmen
Der ERP-Software-Hersteller HS – Hamburger Software möchte insbesondere kleine und mittelständische Arbeitgeber über die Vorzüge einer elektronischen Lösung informieren. In einem Whitepaper hat der Hersteller Tipps und Empfehlungen rund um die Einführung einer digitalen Personalakte zusammengefasst. Sie können den 12-seitigen Ratgeber kostenlos herunterladen (PDF).
Kosten und Zeit sparen mit der digitalen Personalakte
Eine digitale Personalakte ermöglicht es, alle wichtigen Personaldaten sowie weitere Informationen, beispielsweise zur Altersvorsorge oder Korrespondenz, elektronisch aufzubewahren und zu verwalten. Bescheinigungen, wie zum Beispiel Krankengeld, Mutterschaftsgeld und die Arbeitsbescheinigungen der einzelnen Mitarbeiter sind in den digitalen Personalakten ebenfalls ersichtlich und werden nun platzsparend aufbewahrt. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter regelmäßig bewerten, können Beurteilungen, Zeugnisse aber auch Abmahnungen einpflegen, sodass diese sicher abgespeichert sind. Ebenso die Mitarbeiterqualifikationen, wie zum Beispiel die Bewerbung, die einzelnen Fortbildungen und andrer Fortbildungen werden gesichert. Im Bereich Gesundheit bzw. Abwesenheit werden Fehlzeiten sowie eine eventuelle Elternzeit und die Krankenkasse abgespeichert. Des Weiteren gibt es einen Bereich für die Verdienstabrechnungen und einen Abschnitt mit dem Namen „Lohnkonto“. Zusätzlich bekommen Nutzer die Möglichkeit, Mitarbeitergespräche einzulagern. Neben zahlreichen Eigenschaften und Funktionen begeistert die Software auch in Sachen Sicherheit und bietet die Möglichkeit, verschiedenen Mitarbeitern komplette oder eingeschränkte Zugriffe zu übertragen.
Zieht man ein Fazit, so wird schnell klar, dass diese Software zahlreiche Vorteile mit sich bringt, effizient arbeitet und dabei vielversprechende Funktionen bietet.
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