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In jedem Unternehmen ist sie ein wichtiger Bestandteil, weil die Buchhaltung letztlich einer einfachen, genauen und korrekten Gewinnermittlung dient. Aus diesem Grund muss sie nicht nur von großen und mittelständischen Unternehmen, sondern ebenfalls von Kleinunternehmern und Freiberuflern durchgeführt werden.
Was ist Buchhaltung überhaupt?
Sie ist eine Abteilung, die sich mit der Buchführung befasst und daher Bestandteil jedes Unternehmens ist. Abhängig von der Größe kann die Buchhaltung nur von einer Person oder von mehreren durchgeführt werden. In der Alltagssprache werden Buchhaltung und Buchführung meistens synonym verwendet, obgleich die beiden Fachausdrücke nicht unbedingt das Gleiche meinen. Aufgabe der Buchhaltung ist es, alle Geschäftsvorfälle zu dokumentieren und analysieren, die das Unternehmensvermögen betreffen (z.B. Einnahmen, Lohnkosten, Materialeinkäufe, Abschreibungen, etc.).
Chronologisch und systematisch erfasst sie sämtliche Wertveränderungen, die in einem Unternehmen erfolgen. Diese dienen als Basis, um den Gewinn der jeweiligen Abrechnungsperiode zu ermitteln und die Daten für die Besteuerung durch das Finanzamt vorzubereiten. Aufgrund dessen ist jeder zur Buchführung verpflichtet – ob großes oder mittelständisches Unternehmen, Kleinunternehmer oder Freiberufler. Allerdings besteht eine Wahlmöglichkeit zwischen der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) und der doppelten Buchführung.
Ihre Aufgaben:
- Sie verbucht alle Geschäftsvorfälle, um daraus am Ende eines Geschäftsjahres den Jahresabschluss erstellen zu können. Dieser stellt wiederum den rechnerischen Geschäftsabschluss dar und ermittelt die finanzielle Lage des Unternehmens.
- Entsprechend des Grundsatzes „Keine Buchung ohne Beleg“ muss jede Buchung nachvollziehbar und daher transparent sein. Buchhalter prüfen, sortieren und kontieren deshalb jeden Beleg.
- Wer Umsatzsteuer zahlt, ist auch zum Abzug der Vorsteuer berechtigt. Um die gesetzesmäßige Verbuchung dieser Steuern kümmert sich die Buchhaltung ebenfalls.
- Die Abwicklung aller weiteren zu zahlenden Steuern (Gewerbe-, Körperschafts- und Einkommenssteuer) fällt ebenso in ihren Aufgabenbereich.
- Sie führt die Inventur durch, um das Inventar eines Unternehmens zu erfassen, das aufzeigt, welche Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten vorhanden sind.
Was sind die Unterschiede zwischen der doppelten Buchführung und der EÜR?
- Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung handelt es sich um eine einfache Form der Gewinnermittlung
- Sie darf ausschließlich von Freiberuflern, landwirtschaftlichen Betrieben sowie Gewerbetreibenden mit geringem Einkommen durchgeführt werden.
- Eine transparente Auflistung der Einnahmen und Ausgaben ist ausreichend.
- Ein Formular, das 2005 vom Bundesfinanzministerium eingeführt worden ist, gibt den Aufbau der EÜR vor.
- Bestandteile der doppelten Buchführung sind immer zwei Konten: Soll und Haben.
- Ab einem bestimmten Umsatz (600.000 Euro) beziehungsweise Gewinn (60.000 Euro) müssen Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind (GbR, Einzelunternehmer), doppelt Bücher führen.
- Wer im Handelsregister steht, ist in jedem Fall zur doppelten Buchführung verpflichtet (OHG, GmbH, AG).
- Ab einem Umsatz von 600.000 Euro und einem Gewinn von 60.000 Euro besteht für eingetragene Kaufmänner diese Pflicht.
- Sämtliche Geschäftsvorfälle sowie die zugehörigen Belege werden erfasst und auf verschiedene Konten gebucht, die bestimmten Büchern (Haupt-, Grundbuch und mehrere Nebenbücher) zugeordnet sind.
- Es sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) anzuwenden, die Fehlerfreiheit und Ordnungsmäßigkeit gewährleisten.
Die Konten der Buchführung
Grundbuch: Darin werden alle Geschäftsvorfälle mittels Buchung und Beleg chronologisch geordnet, weshalb es auch als Tagebuch oder Journal bezeichnet wird. Dokumentiert werden diese mit:
- Datum
- Betrag
- Verweis auf den Beleg
- Beschreibung des Geschäftsvorfalls
- Zugehörigkeit zum Soll- oder Habenkonto
Hauptbuch: Es umfasst sämtliche Sachkonten, in denen einzelne Geschäftsvorfälle entsprechend sachlicher Kriterien verschiedenen Konten zugeordnet werden. Am Ende des Jahres schließt der Buchhalter das Hauptbuch ab und erhält dadurch die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung.
Nebenbücher: Sie werden genutzt, um bestimmte Konten des Hauptbuches detaillierter zu beschreiben. Zu ihnen gehören das Kassenbuch, Kontokorrentbuch sowie das Warenbuch.
Die Buchhaltung umfasst die Teilbereiche der Lohn-, Debitoren- und Anlagenbuchhaltung. Sie kann je nach Unternehmensgröße sehr umfangreich sein und muss gewissenhaft erfolgen, weil sie einen zum reibungslosen Geschäftsbetrieb in großem Maße beiträgt. Weitere Informationen zum Thema Buchhaltung sind hier nachzulesen.
