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Früher galt es für Mitarbeiter der Buchhaltung als undenkbar auf Papier, Akten und Ordner zu verzichten. Das Sortieren der Rechnungen oder Verschicken von Formularen gehörten jahrzehntelang zum Alltag der Zahlenhelden. Doch der digitale Wandel betrifft auch die Buchhaltungsvorgänge und verändert daher bisherige Abläufe entscheidend. Da sich die Digitalisierung immer weiter auf verschiedene Bereiche ausweitet, steigt auch der Handlungsdruck auf jegliche Unternehmen. Einer aktuellen Studie der IHK Koblenz zufolge, ist es dank der digitalen Buchhaltung möglich, die Kosten um 11,60 Euro pro Rechnung zu minimieren.
Individuelle Softwarelösungen
Da sich die Ausgangssituationen der Unternehmen durch die Betriebsgröße sowie die geschäftlichen Strukturen und Anforderungen deutlich voneinander unterscheiden, ist es essenziell, sich für eine möglichst passende Version zu entscheiden. Online sind hilfreiche Ratgeber mit weiterführenden Hinweisen zu verschiedenen Systemen hinterlegt. Daher ist es bedeutend, dass Entscheidungsverantwortliche die Übersicht aller Anbieter in Deutschland beachten. Bestenfalls stellen sie vorab verschiedene Kriterien auf, die das Programm erfüllen muss und wägen daraufhin zwischen den Systemen ab. Somit gelingt es ein geeignetes Tool zu wählen, das langfristig eine effektive und produktive Arbeitsweise innerhalb der Buchhaltungsprozesse gewährleistet.
Unterstützung der Buchhaltung
Insbesondere für Geschäftsführer oder leitende Angestellte ist es unerlässlich, die aktuellen finanzwirtschaftlichen Kennzahlen stetig zu beobachten. Daher ist eine einheitliche und verständliche Buchhaltung nötig. Um alle Zahlen korrekt zu erfassen, Schwankungen zu bemerken und noch nicht bezahlte Forderungen zu berücksichtigen, erleichtert eine digitale Software die Erledigung buchhalterischer Tätigkeiten. Die Tools fördern die Erledigung der kompletten Buchhaltung. Es ist möglich, ein- und ausgehende Rechnungen entsprechend zu vermerken sowie die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Einnahmen-Überschuss-Kalkulation, die Bilanz oder den Jahresabschluss abzuwickeln.
Weiterhin werden Rechnungen über das Programm in digitaler Ausführung erstellt. Dabei werden die individuellen Daten in Vorlagen eingegeben. Für wiederkehrende Aufträge sind sogar Dauerrechnungen möglich. Adäquat dazu ist es außerdem realisierbar, detaillierte und auf die Kunden abgestimmte Angebote zu generieren. Damit ausstehende Forderungen nicht vergessen werden, unterstützt eine Buchhaltungssoftware mit einem integrierten Mahnwesen. Noch dazu gewährleisten die Programme die sichere und unkomplizierte Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen für die internen Mitarbeiter.
Da weiterhin häufig Rechnungen in bar beglichen werden, ist das Führen eines Kassenbuches wichtig. Auch dabei sorgt die Software für einen reibungslosen Ablauf. Außerdem existiert eine Vielzahl weiterer Programme wie zum Beispiel Warenwirtschaftssysteme oder Customer-Relationship-Management-Tools mit umfangreicheren Funktionen.
Vorteile einer Buchhaltungssoftware
Als Voraussetzung zur erfolgreichen Integration einer Buchhaltungssoftware gilt, dass die Mitarbeiter mindestens über Grundkenntnisse der wesentlichen Bereiche der Buchführung verfügen. Eine entsprechende Software wirkt lediglich unterstützend und ersetzt nicht die Arbeit der Buchhaltungsexperten. Wird dies gewährleistet, bietet die digitale Version zur Erledigung der Buchhaltung allerdings folgende Vorzüge:
- Das Sortieren von Rechnungen ist nicht länger nötig ist
- Die unkomplizierte Auffindbarkeit der Belege wird dank der Suchfunktion sichergestellt
- Die Kosten für Papier, Drucker, Porto und Personal werden reduziert
- Eine effizientere Arbeitsweise ist zu verzeichnen
- Flexible Kooperationen mit Steuerberatern sind möglich
- Vertrauliche Daten werden sicher übertragen
- Fehler werden durch vorgefertigte Software-Masken vermieden
- Eine einfache Einarbeitung in buchhalterische Aufgaben wird gefördert
Mit den zahlreichen Vorzügen, die eine Buchhaltungssoftware bietet, erleichtert sie die Arbeit sowohl für große Unternehmen als auch für kleine Betriebe oder Freiberufler.
