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Nach Feierabend, am arbeitsfreien Sonntag und während der Betriebsferien erreichen Anrufer in Unternehmen in der Regel nur einen Anrufbeantworter und werden per Telefonansage über die nächstmögliche Erreichbarkeit informiert. Die Art und Qualität einer solchen Ansage hat maßgeblichen Einfluss darauf, ob der Anrufer seine Kontaktdaten hinterlässt oder auf andere Weise sein Anliegen an das Unternehmen übermittelt. Wir geben Tipps zu professionellen und kundenfreundlichen Telefonansagen, mit denen man potentielle Kunden bestmöglich informiert.
Darum sind professionelle Telefonansagen wichtig für Unternehmen
Nehmen Kunden telefonisch Kontakt zu einem Unternehmen auf, entscheidet häufig der erste Eindruck über einen späteren Verkauf, die Inanspruchnahme einer Dienstleistung oder das frustrierte Auflegen des Anrufers. Dieser erste Eindruck wird entscheidend von der Telefonansage geprägt, sofern kein Mitarbeiter persönlich den Anruf entgegennehmen kann. Daher sollten Unternehmen unbedingt in professionelle und individuelle Ansagen investieren. Professionell meint in diesem konkreten Fall einerseits den Inhalt und andererseits die Qualität der Ansage.
Einen Anbieter für professionelle Telefonansagen findet man hier. Die Zusammenarbeit mit Experten sorgt dafür, dass sich der Anrufer am Telefon persönlich abgeholt und gut aufgehoben fühlt. Das erhöht die Chancen, dass dieser seine Kontaktdaten hinterlässt, eine alternative Kontaktmöglichkeit nutzt oder zu einem späteren Zeitpunkt erneut anruft. Bei unprofessionellen oder unpersönlichen Telefonansagen legen viele Anrufer ohne das Hinterlassen einer Nachricht auf und sind als möglicher Neukunde bereits verloren.
Das macht gute Telefonansagen aus
Inhaltlich zeichnet sich eine gute Telefonansagen durch den hohen Informationsgehalt und die Beschränkung auf wesentliche Angaben aus. Macht ein Unternehmen beispielsweise Betriebsferien, sollte die Ansage den Anrufer darüber informieren, ab wann das Unternehmen wieder telefonisch erreichbar ist und welche alternativen Möglichkeiten der Kontaktaufnahme bestehen. Außerdem sind eine persönliche Ansprache des Kunden mit Begrüßung und Verabschiedung sinnvoll für die Kundenbindung und Kundenwerbung. Idealerweise nutzen Unternehmen zudem verschiedene Telefonansagen für unterschiedliche Anlässe.
Neben der klassischen Ansage für den Feierabend und das Wochenenden sollten eigene Ansagen für Betriebsferien, Feiertagsschließung und besondere Anlässe genutzt werden. Hinsichtlich der Qualität von Telefonansagen gibt es einige unterschiedliche Kriterien, die für eine professionelle Ansage erfüllt sein sollten. Dazu gehören eine deutliche Aussprache, ein angenehmes Sprechtempo und eine Ausdrucksweise, die frei von Akzenten oder Dialekten ist. Gleichzeitig wirkt sich auch der Klang der Stimme auf die Zufriedenheit des Anrufers aus. Eine ruhige, freundliche Art des Sprechens wirkt deeskalierend und sorgt automatisch für mehr Freundlichkeit und Geduld beim Anrufer.
Um störende Umgebungsgeräusche zu vermeiden, spielt auch der Ort der Aufnahme einer Telefonansage eine wichtige Rolle. Man sollte dazu einen ruhigen Raum aufsuchen, in dem es keine oder nur eine sehr geringe Schallentwicklung gibt. Alle möglichen Geräuschquellen sollten für die Dauer der Aufnahme ausgeschaltet sein. Nach erfolgter Aufnahme sollte man sich diese erneut anhören und auf Tauglichkeit prüfen, bevor der Anrufbeantworter eingeschaltet wird.
