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Ab einer gewissen Größe fallen in einem Unternehmen derartig viele Tätigkeiten in der Verwaltung an, dass sie sich nicht mehr nebenbei erledigen lassen. Früher oder später wird dafür eine eigene Stelle nötig, die sich ausschließlich mit Planung, Verwaltung, Archivierung etc. beschäftigt. Mit wachsender Unternehmensgröße summieren sich auch die Aufgaben, die hier nötig sind. Eine Software kann dabei helfen, den Aufwand im Zaum zu halten.
Was leistet eine ERP-Software?
ERP steht für „Enterprise Resource Planning“. Unter dem Schlagwort werden alle Tätigkeiten verstanden, die sich im Wesentlichen damit beschäftigen, wie sich die Ressourcen eines Unternehmens – seien es nun Güter, Personal oder Kapital – bestmöglich im Sinne des Unternehmenszwecks steuern lassen. Das ist bei kleinen Unternehmen häufig noch überschaubar, schließlich gibt es hier meist nur eine Handvoll Mitarbeiter, ein paar materielle Güter und ein wenig Investitionskapital, das verwaltet werden muss.
Je größer das Unternehmen, desto unübersichtlicher werden jedoch auch die Ressourcen, die darin vereint sind. Außerdem beginnen verschiedene Ressourcen ab einer gewissen Größe eine Eigenlogik zu entwickeln. ERP-Software wie das ERP-System von Lexware kann dabei helfen, den Überblick über die verschiedenen Ressourcen eines Unternehmens zu bewahren. Das ist insbesondere hilfreich, weil solche Systeme den aktuellen Status der Unternehmensressourcen übersichtlich in Reports zusammenfassen können.
Der Unternehmer weiß dann auf einen Blick, wie es um sein Unternehmen bestellt ist. Gegebenenfalls lassen sich so auch schnell Schwachstellen und Probleme ausmachen. Deswegen werben Anbieter von ERP-Software auch häufig damit, dass sie zur Umsatzsteigerung beitragen können, weil sie gewisse Stellschrauben für eine höhere Effizienz erst sichtbar machen.
Beispiel für die Anwendung von ERP-Software aus der Praxis
Ein gutes Beispiel für die Nützlichkeit von ERP-Systemen ist die Warenwirtschaft: Hier fallen sehr häufig besonders viele Verwaltungs- und Planungstätigkeiten an, die einen empfindlichen Einfluss auf den Prozessfluss des gesamten Unternehmens haben können. Ein ERP-System kann alle wichtigen Prozesse einer Warenwirtschaft erfassen: von den Kapazitäten im Lager bis zu einzelnen Bestellvorgängen, Packlisten und Rechnungen. Der Unternehmer sieht so auf einen Blick, wie es um sein Lager bestellt ist und welche Produkte beispielsweise häufig bestellt werden.
Kundenspezifische Anpassungen wie individuelle Rabatte sind ebenso kein Problem. All das wäre recht aufwändig, müsste man es mühsam von Hand verwalten. Der Bestellvorgang würde sich für den Kunden verzögern, da für jede einzelne Bestellung ein großer planerischer Aufwand entsteht. Wenn diese Prozesse innerhalb eines ERP-Systems automatisiert werden können, beschleunigt sich der gesamte Bestellvorgang innerhalb einer Warenwirtschaft.
Das Ergebnis: Der Kunde kommt schneller zu seiner Bestellung und der Unternehmer behält mit wenig Aufwand den Überblick. Angesichts solcher Vorteile verwundert es nicht, dass viele Unternehmer auf ERP-Software schwören, weil sie damit die Effizienz ihrer Unternehmensabläufe mit relativ geringem Einsatz unter Umständen stark erhöhen können.
