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Es gibt fast kein Unternehmen, in dem nicht früher oder später einmal Reisekosten und Spesen anfallen. Aber wenn der Zeitpunkt für die erste geschäftliche Reise gekommen ist, ist meist keine Zeit mehr, um Fragen der Abrechnung zu klären. Wer hier vorbereitet ist, befindet sich klar im Vorteil.
Formulare für Reisekosten und Spesen
Wie in einem Unternehmen Reisekosten und Spesen abgerechnet werden müssen, hängt entscheidend von der Art des Unternehmens ab. In der Regel geht es aber darum, Reisekosten und Spesen möglichst genau aus- und nachzuweisen, damit sei beim Finanzamt als Betriebskosten geltend gemacht werden kommen und sich somit mindernd auf die Steuerlast auswirken. Daher ist es in jedem Unternehmen wichtig, über Reisekosten exakt Buch zu führen. Insbesondere wenn Reisen aber häufig spontan angetreten werden – was in unserer heutigen Zeit immer öfter vorkommt – ist oft nicht viel Zeit für buchhalterische Arbeiten, schon gar nicht unterwegs.
Daher haben sich Apps wie Expensya bewährt, die Reisekosten und Spesen sehr einfach abrechnen können. Unternehmen, die ihre Ausgaben mit Expensya abrechnen, müssen nur die entsprechenden Belege und Quittungen mit einem Smartphone scannen. Die App prüft die Quittung und pflegt die Daten in die Buchhaltung ein. So können Ausgaben auch einfach unterwegs gescannt werden – und kein Kaffee fehlt mehr am Ende in der Steuererklärung.
Tipps für Unternehmer: Verpflegungspauschalen nutzen
Wer grundsätzlich keine Lust auf Papierkram hat, kann auch überlegen, statt einzelner Abrechnungen die vom Finanzamt zur Verfügung gestellten Pauschalen zu nutzen. Die Entscheidung darüber, wann die Nutzung einer Pauschale sinnvoll ist und wann nicht, ist letzten Endes ein Rechenexempel: Liegen die tatsächlichen Kosten unter der Pauschale, kann man mit der Nutzung der pauschale einen steuerlichen Vorteil erlangen. Gibt man aber durchschnittlich mehr aus, als die Pauschale vorsieht, sollte man lieber zur Abrechnung über einzelne Quittungen übergehen.
Gerade Jungunternehmer müssen hier mindestens einmal in den sauren Apfel beißen und über ihre Ausgaben auf Reisen akribisch Buch führen. Mit der Zeit kristallisiert sich dann heraus, ob die Nutzung der Pauschalen eine langfristige Lösung sein kann oder nicht.
Zudem sollte zu Anfang eines jeden Steuerjahres geprüft werden, welche Pauschalen gelten, denn auch hier werden die Sätze regelmäßig angepasst. Je nach Dauer der Abwesenheit können Unternehmer etwa Spesen bei Reisekosten mit der Verpflegungsmehrkostenpauschale abrechnen. Deren Höhe hat sich in den vergangenen Jahren konstant erhöht. Gleichsam ist es aber auch leider tatsächlich immer teurer geworden, sich selbst unterwegs zu versorgen. Daher kommt man auch hier um mindestens einen richtigen Kostenabgleich nicht herum. Der lohnt sich aber in den meisten Fällen: Für viele Unternehmer entpuppen sich Reisekosten früher oder später als großer Posten. Sie sollten auf keinen Fall bei der Steuererklärung aus Faulheit unterschlagen werden.
