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Ab einer gewissen Unternehmensgröße wird die kaufmännische Verwaltung selbst für kleine und mittlere Unternehmen zu einer Aufgabe, die so groß ist, dass sie zum Kostenfaktor wird. Wer hier effizient arbeiten möchte, muss sich etwas einfallen lassen. Dieser Artikel zeigt, wie das funktionieren kann.
So optimiert man die kaufmännische Verwaltung mit einer Software
Selbst bei kleineren Unternehmen können die Buchhaltung und alle dazugehörigen Prozesse schnell einen erheblichen Aufwand darstellen. Allein den Überblick zu behalten kann regelrecht herausfordernd sein. Kaufmännische Komplettlösungen für alle Aufgaben in Softwareform stellen hierfür eine vergleichsweise preisgünstige und effiziente Lösung dar. Mit der richtigen Software kann man jederzeit Einnahmen und Ausgaben festhalten, Ressourcen planen und gegebenenfalls sogar wichtige Dokumente für das Finanzamt anfertigen. Ab einer gewissen Unternehmens- und/oder Umsatzgröße wird leider auch der zeitliche Abstand, in dem man sich beim Finanzamt melden muss, immer knapper.
Gleichzeitig wächst auch der Wunsch nach mehr Kostenkontrolle. Niemand möchte immer erst am Ende eines Quartals mit Summen überrascht werden, die noch abzuführen sind. Planbarkeit ist das A und O für ein gesundes Unternehmenswachstum. Wer nie von Ausgaben „überrascht“ wird, kann überhaupt erst so wirtschaften, dass ein langfristiges Wachstum möglich wird. Für solche Fälle empfiehlt sich ein System, das sowohl Lohn- und Gehaltsabrechnungen als auch Rechnungsstellungen, Steuerberechnungen und eine komplette Buchhaltung integriert. Der Unternehmer weiß: Diese Bereiche lassen sich nicht unabhängig voneinander bearbeiten.
Erst, wenn man weiß, welche Löhne gezahlt werden müssen, kann eine realistische Steuerschätzung überhaupt vorgenommen werden. Daher gilt bei der Auswahl der passenden Software: Je vollständiger und umfassender, desto besser.
Wie die optimierte Buchhaltung zum Wettbewerbsvorteil werden kann
Vor allem kleine und mittlere Unternehmen betrachten die Buchhaltung oft eher als etwas Nebensächliches, das am besten schnell erledigt wird. Die Verfahrensoptimierung wollen ehrgeizige Unternehmer lieber an anderer Stelle vornehmen. Das kann sich jedoch als Trugschluss herausstellen, denn: Je mehr Zeit in die Buchhaltung fließt, desto weniger Zeit bleibt für tatsächlich innovative, unternehmerische Tätigkeiten. Wer seine Finanzen stets im Blick hat, ohne dafür allzu viele Ressourcen aufwenden zu müssen, der hat einen eindeutigen Wettbewerbsvorteil: Er hat den Kopf frei für das Wesentliche.
Aus diesem Grund lohnt es sich, schon in einer relativ frühen Phase der Unternehmensführung darauf zu achten, dass die kaufmännische Verwaltung des Unternehmens laufend angepasst und optimiert („skaliert“) wird. Überraschungen gilt es unter allen Umständen zu vermeiden, denn sie verzögern im schlimmsten Fall die wirklich wesentlichen Prozesse, etwa die Produktion oder die Kommunikation mit den Kunden. Wer seine Buchhaltung im Griff hat, spart bares Geld und kann ggf. schneller auf veränderte Bedingungen reagieren als die Konkurrenz. In diesem Sinne ist die effiziente kaufmännische Verwaltung eine echte Geheimwaffe für kleine und mittlere Unternehmen.
