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In den meisten größeren Unternehmen steht insbesondere für das Führungs- und Fachpersonal früher oder später eine Reise in die USA an. Das sollte aber nicht allzu spontan passieren, denn ein Flug über den Atlantik ist kein Trip wie jeder andere. Zuvor gilt es, die Visumsformalitäten abzuklären. Das geht bei kürzeren Aufenthalten schnell, für längere Aufenthalte braucht es aber einiges an Vorlauf.
Was brauche ich für eine kurze Geschäftsreise in die USA?
Für kurze Aufenthalte von bis zu 90 Tagen genügt in den USA das sogenannte „Electronic System for Travel Authorization“, oder kurz: ESTA. Das ESTA ist streng genommen gar kein Visum, sondern lediglich eine Art Registrierungsprozedur. Reisende geben bei ihrem ESTA Antrag (meist online) ihre persönlichen Daten an und können schon innerhalb weniger Tage oder Stunden eine Reisegenehmigung ausgestellt bekommen. Voraussetzung ist, dass den amerikanischen Behörden auch signalisiert wird, dass eine Rückreise geplant ist.
Üblicherweise bucht man deswegen zu einem USA-Flug den Rückflug gleich mit, selbst wenn der Aufenthalt etwas länger dauern sollte. Für die meisten Geschäftsreisenden dürfte die Genehmigungsprozedur keinerlei Probleme machen. Sie können angeben in welchem Hotel sie unterkommen, im Auftrag von welchem Unternehmen sie reisen und wann der Rückflug geplant ist. Das stellt die amerikanischen Behörden in der Regel zufrieden und das ESTA wird zügig ausgestellt. Wer es sehr eilig hat, kann auf den bereits angesprochenen ESTA Eilantrag zurückgreifen. Damit ist eine Genehmigung im Einzelfall sogar schon nach wenigen Minuten möglich.
Ab wann brauche ich ein Visum?
Ab wann man ein Visum für die USA beantragen muss, legt die amerikanische Einwanderungsbehörde fest. Visa werden in der Regel nur dann benötigt, wenn ein längerer (also über 90 Tage am Stück) oder sogar ein unbefristeter Aufenthalt in den USA vorgesehen ist. Das dürfte für die meisten Geschäftsreisenden nicht relevant sein. Ausnahme: Wer für eine längere Zeit bei einem Unternehmen im US-amerikanischen Ausland arbeiten soll, der braucht ein Arbeitsvisum.
Das wird aber in der Regel ebenfalls recht unproblematisch ausgestellt, sofern sich der Arbeitgeber in den USA für den Einreisenden verbürgt und versichert, dass das Arbeitsverhältnis samt Sozialversicherungspflicht geklärt ist. Damit sind auch Aufenthalte über 90 Tage relativ problemlos möglich. Aber Achtung: Auch wenn es bei der Prozedur für das Beantragen eines Visums keine Schwierigkeiten geben sollte, kann es bis zur finalen Ausstellung des Visums gern mal etwas länger dauern. Außerdem müssen umfangreiche Dokumente zusammengestellt werden und ein Botschaftstermin wird fällig.
Wer also für ein anderes Unternehmen im US-amerikanischen Ausland vorübergehend arbeiten möchte, sollte entsprechend viel Zeit für das Visumsprozedere einplanen. Auch einige Kosten können dabei anfallen. Diese übernimmt in der Regel aber ohnehin der beauftragende Arbeitgeber.
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Wissenswertes für Geschäftsreisen in die USA
Geschäftsreisende, die zum ersten Mal die USA bereisen, sollten einige wichtige Dinge beachten. Zwar ist die USA ein Land, in dem vieles so funktioniert, wie man es aus Deutschland gewohnt ist, einige Dinge unterscheiden sich jedoch beträchtlich. Ein Beispiel: das Bezahlen. In Deutschland ist man es gewohnt, eigentlich immer Bargeld dabei zu haben. Das ist in den USA nicht nötig und manchmal sogar regelrecht unerwünscht. Hier kann man beinahe überall und alles mit einer Kreditkarte zahlen, vom Waschautomaten bis zum Taxi.
Das geht hin und wieder sogar so weit, dass man ohne Kreditkarte gar nicht weit kommt. So liest man insbesondere in Restaurants, Bars und Clubs öfter mal die Losung „Card payment only“ über dem Tresen. Dann kann man so viel wie man will mit seinen Dollarscheinen winken – bezahlt wird ausschließlich mit Karte. Es sollte daher klar sein, dass man selbst für kurze Aufenthalten in den USA unbedingt eine Kreditkarte mit genügend Guthaben (bei einer Debit-Karte) oder einem ausreichenden Limit mit sich führen sollte. Das ist auch in wirtschaftlicher Hinsicht ratsam: Für Bargeldabhebungen werden in den USA oft extra Gebühren berechnet.
Diese reichen von wenigen Cent bis zu fünf Dollar und mehr. Beim Bezahlen mit Karte werden üblicherweise keine Gebühren abgezogen. Dann werden höchstens noch solche Gebühren fällig, die das heimische Kreditinstitut für das Zahlen in ausländischer Währung berechnet. Wer sich länger in den USA aufhalten möchte, sollte deswegen nach einer Kreditkarte Ausschau halten, die keine Gebühren für Zahlungen in Fremdwährungen erhebt. Dann kann das Bezahlen per Kreditkarte in den USA sogar vollständig gebührenfrei funktionieren.
Weitere Informationen
Weiterhin sollten Geschäftsreisende auf die besonderen Gepflogenheiten bezüglich des Trinkgelds in den USA achten. Klassische Gastronomie-Dienstleister und einige andere Service-Berufe werden hier nicht nach Mindestlohn bezahlt. Die sogenannten „tipped jobs“ bekommen weniger Gehalt, da das Trinkgeld in ihren Verdienst einberechnet wird. Daher bestehen sie häufig auf ihr Trinkgeld und geben schon bei der Abrechnung meist eine Empfehlung mit, wie viel gegeben werden sollte.
15 Prozent sind ein Minimum, erwartet werden in der Regel etwa 20 Prozent. Wer sich nicht daran hält, muss zwar keine echten Nachteile befürchten, braucht aber keinen besonders guten Service erwarten, wenn er die Lokalität erneut aufsucht. Das für deutsche Verhältnisse üppige Trinkgeld wird hier von allen Gesellschaftsschichten gleich gegeben – egal, ob arm oder reich.
