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Zum ECM (Enterprise-Content-Management) gehören eine ganze Reihe von Softwarelösungen speziell für Unternehmen. Ziel ist die bessere Strukturierung mit Hilfe von Software für Business Process Management, Dokumentenmanagement, Collaboration oder elektronische Archivierung sowie Storage. Organisatorische, auf PC-Arbeit bezogene Prozesse in Unternehmen werden damit deutlich beschleunigt und die Teamarbeit mit der Software hierarchisch verbessert.
Einsatzgebiete des ECM
Zu Beginn der Arbeit mit ECM Software kann deren Leistungsfähigkeit auf einzelne Abteilungen beschränkt bleiben. Diejenigen Mitarbeiter, die mit der Dokumentenverwaltung und dem Informationsfluss ohnehin betraut sind, stellen ihre Workflows auf ECM um. Im Laufe der Digitalisierung können die Zuständigkeiten problemlos erweitert werden. Am Ende des Ausbaus gelingt die Umrüstung für die kompletten Unternehmensprozesse problemlos.
Der Einsatz umfasst die Informationssuche, die Ablage und Bearbeitung von Dokumenten, den Austausch mit anderen Mitarbeitern und schließlich die juristisch korrekte elektronische Archivierung. Je nach Brisanz können Hierarchien für die Zugriffsberechtigung auf einzelne ECM Funktionen eingeführt werden. Auch ist ECM kein unveränderliches Standardprogramm. Mit vielen Aufrüstungs- und Anpassungswerkzeugen lässt es sich jeglichen Spezialanforderungen jeglicher Abteilungen im digitalisierten Unternehmen anpassen.
Inhalte der ECM Software
Das Komplettpaket einer ECM Software besteht aus allen Komponenten der Informationsverarbeitung wie im klassischen Bürobetrieb. Informationen werden erfasst, verwaltet, gespeichert, ausgegeben, geteilt und aufbewahrt. Für Collaboration, Records Management, Dokumentenmanagement, Workflow und Business Process Management oder Web-Content-Management ist mit ECM keine weitere Software mehr nötig.
Denn die neue Technologie fasst die klassischen Anwendungen in einem Programm zusammen. Soweit bereits mit der vorhandenen Management-Software gearbeitet wird, kann diese in die ECM Software integriert werden. Das spart Zeit bei der Digitalisierung und hilft somit dabei, Unternehmen wettbewerbsfähig zu machen.
Vorteile von ECM bei der Digitalisierung
- Zeitersparnis bei der Suche nach Informationen kann bis zu 80 oder 90 % betragen
- Übersichtliche Dateiführung, die für jeden Mitarbeiter problemlos nachzuverfolgen ist
- Schnellere Kundenkommunikation – vor allem im Beschwerdemanagement für Internetgeschäfte ein Wettbewerbsvorteil
- Effiziente Zusammenführung analoger und digitaler Informationen
- Verbesserung der Wirtschaftlichkeit in Unternehmen durch höhere Prozessgeschwindigkeit und bessere Qualität
- Teamwork in Hierarchien ohne Informationsverlust – dadurch schneller Prozessfortschritte
- Bessere Informationssicherheit und sichere Einhaltung moderner Qualitätsstandards
- Gut zur Digitalisierung papierbezogener Dokumente mit dem Ziel der elektronischen Archivierung geeignet
Fazit
ECM Software ist ein weiterer Fortschritt bei der Digitalisierung in Unternehmen. Sie kann abteilungsweise eingeführt oder unternehmensweit sofort mit allen Funktionen angewendet werden. Vorteilhaft sind die Datensicherheit, Zeitersparnis und Wirtschaftlichkeit.
