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Auch wenn der Schriftverkehr in vielen Unternehmen mittlerweile zu großen Teilen elektronisch vonstatten geht, hat ein Firmenstempel noch immer seine Vorzüge: Gerade im Zeitalter flüchtiger und nicht immer fälschungssicherer elektronischer Datenverarbeitung strahlt er Autorität aus.
In Deutschland gibt es, entgegen mancher Annahme, keine juristische Pflicht für Unternehmen, einen Firmenstempel zu führen – außer das Unternehmen übernimmt auch notarieller Aufgaben. Dennoch gibt es viele gute Gründe, einen Firmenstempel in sein kommunikatives Repertoire aufzunehmen.
Warum ist ein Firmenstempel überhaupt noch wichtig?
In den zurückliegenden Jahren mussten sich viele Unternehmen oft mit einem regelrechten Berg an Papier herumschlagen. Jeder Kunden- oder Firmenkontakt wurde per Brief vollzogen. Selbst als die elektronische Datenverarbeitung ihren Siegeszug antrat, war sie zunächst nur Gehilfe für das Papier. Briefköpfe wurden vorformatiert ausgegeben, man musste nur noch Text und Adressat ändern. Etwa in dieser Zeit spielten auch Firmenstempel eine große Rolle. Sie erleichtern den Prozess der Signatur von Geschäftsbriefen.
Nicht nur war der Absender nun eindeutig auszumachen, auch alle Kontaktwege waren kompakt im Stempel integriert. Unter Umständen konnte der Empfänger auch das Firmenlogo sehen. Trotz aller digitalen Kommunikation finden Stempel bei Unternehmern aber noch immer einen guten Absatz, vor allem weil es sie mittlerweile schnell und günstig in einem Online-Shop für Stempel wie Easystempel zu erwerben gibt. Warum? Die Antwort liegt in der Produktion des Stempels selbst.
Eine elektronische Signatur, selbst wenn sie gedruckt wird, ist relativ leicht zu fälschen. Das typische Aussehen eines Stempelabdrucks, womöglich sogar mehrfarbig und mit integriertem Logo, ist unverkennbar: Hier wurde aufwändig ein solcher Stempel bestellt und angefertigt – nichts, was sich mal eben nachmachen lässt. Nicht umsonst spielen Stempel auch heute noch beispielsweise bei notariellen Beglaubigungen eine große Rolle.
Hier werden sie als rechtssicherer Indikator für Fälschungssicherheit verwendet. Aufgrund dieser Ausstrahlung wird ein Firmenstempel auch heute noch gern genutzt, wenn ein Schreiben, eine Rechnung oder eine Lieferung diesen besonderen ‚amtlichen‘ Charakter tragen soll.
Welche Angaben sollten auf einem Firmenstempel stehen?
Es gibt keine bindende Vorgabe, welche Elemente auf einem Firmenstempel zu finden sein sollten. Am wichtigsten sind die Kontaktdaten des Unternehmens: Inhaber, Anschrift, Telefonnummer, Homepage. Diese sollten nicht zu klein geschrieben sein, damit sie auch im manchmal nicht ganz einwandfreien Abdruck noch gut lesbar sind. Darüber hinaus können Unternehmer noch ihr Firmenlogo mit in das Stempeldesign einfließen lassen.
Das macht den Abdruck nicht nur hübscher, sondern erschwert auch das Fälschen. Moderne Stempelproduktionen erlauben außerdem, in einen Stempel mehrere Farben zu integrieren. Das sieht insbesondere schick aus, wenn das Corporate Design des Unternehmens stark von einer bestimmten Farbe abhängig ist, die sich natürlich auch im Stempelabdruck wiederfinden soll.
Optimalerweise korrespondiert der Stempelabdruck somit auch mit einem eleganten Briefkopflayout, dass durchweg eine einheitliche Farbgebung trägt. Damit sieht der Empfänger sofort: Hier wurde an alles gedacht.
