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Im Zuge der Kostenoptimierung in Unternehmen wird der Büroausrüstung häufig nur wenig Beachtung geschenkt. Allerdings bietet gerade der Büroalltag zahlreiche Möglichkeiten, mit deren Hilfe sich die allgemeinen Kosten deutlich reduzieren lassen. Ob Reduzierung des Energieverbrauchs oder Einsparungen beim Druckerzubehör: Wie sich der Kostenaufwand im Büro effektiv verringern lässt, verrät der folgende Ratgeber.
Warum ist das Thema der Kostenreduzierung vor allem für Startups und Gründer so wichtig?
Insbesondere die ersten Jahre der Gründungsphase sind üblicherweise mit hohen Kosten verbunden. So müssen beispielsweise ganze Infrastrukturen aufgebaut werden, die üblicherweise mit hohen Investitionen einhergehen. Dies führt schnell dazu, dass das verfügbare Budget innerhalb kürzester Zeit erheblich zu schrumpfen beginnt. Da die Gewinne zu Beginn einer Firmengründung in aller Regel überschaubar ausfallen, bleiben Einsparungen nicht selten die einzige Waffe im Kampf gegen das schwindende Kapital.
Wer hier seine Ausgaben genau analysiert wird schnell feststellen, dass der Betrieb von Büros in seiner Gesamtheit kontinuierlich große Mengen an Geld verschlingt. Allerdings ergeben sich hieraus wiederum zahlreiche Einsparpotenziale, die von cleveren Unternehmern geschickt ausgenutzt werden können.
Welche Möglichkeiten gibt es, um im Büroalltag Geld einzusparen?
Schon während der Einrichtung von Büros haben Unternehmen die Möglichkeit signifikante Kosten einzusparen. So lassen sich zum Beispiel viele Gründer in Bezug auf die Büroeinrichtung nicht selten nur von der optischen Wirkung blenden. Grundsätzlich sollte jedoch bei der Anschaffung in erster Linie die Funktionalität der Möbel im Vordergrund stehen. Dasselbe gilt auch für elektronische Geräte wie Computer, Telefone, Faxgeräte und Drucker.
Beispielsweise gibt es mittlerweile zahlreiche Multifunktionsgeräte auf dem Markt, welche die Funktionen mehrerer Geräte miteinander vereinen. Auf diese Weise wird nicht nur weniger Platz benötigt, sondern in der Regel auch wertvoller Strom eingespart. Auch die Nutzung von alternativen Druckerzubehör wie Druckerpatronen und Toner kann darüber hinaus dabei helfen, die Verbrauchskosten bzw. Druckkosten deutlich geringer zu halten.
Der Energieverbrauch ist ebenfalls ein Faktor, welcher sich ideal für die Einsparung von unnötigen Kosten ausnutzen lässt. So kann der Bedarf an künstlicher Beleuchtung beispielsweise durch die simple Nutzung von natürlichem Tageslicht drastisch reduziert werden. Auch die Wahl der Leuchtmittel kann einen großen Einfluss auf die Kosten haben. Während Halogenlampen verhältnismäßig viel Strom verbrauchen, produzieren LED-Elemente dieselbe Lichtmenge mit einem Bruchteil dieser Energie.
Weiterhin verschlingt auch die unbedarfte Nutzung von Arbeitsgeräten wie Druckern und Computern in vielen Betrieben unnötig Geld. Prinzipiell sollten die Geräte immer nur dann eingeschaltet sein, wenn sie auch wirklich benutzt werden. So lassen viele Mitarbeiter PCs und Monitore sogar während der Pause oder nach Feierabend im allgemeinen Betriebsmodus oder Standby-Modus weiterlaufen. Im Laufe der Zeit können so allerdings horrende Mehrkosten entstehen.
Was sollte im Zuge von Einsparungen unbedingt beachtet werden?
Zwar sind gezielte Kostenreduzierungen in Firmen ein wichtiges Werkzeug für den unternehmerischen Erfolg, allerdings sollten diese unter keinen Umständen das Arbeitsklima beeinträchtigen. So müssen zum Beispiel die Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung in jedem Fall eingehalten werden. Vor allem das Sicherstellen einer angemessenen Raumtemperatur sowie die korrekte Ausrichtung der Arbeitsgeräte spielt in diesem Zusammenhang eine fundamentale Rolle.
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Auch Einsparungen bei der Beleuchtung können unter Umständen zu einer nicht ausreichenden Lichtmenge führen, die bei anwesenden Mitarbeitern Ermüdungserscheinungen auslösen kann. Da unter Effekten dieser Art nicht nur die Arbeitsqualität, sondern auch das Betriebsklima massiv leidet, muss hier immer auch ein Kompromiss zwischen Einsparungen und praktischer Umsetzbarkeit gefunden werden.
Was gibt es abschließend zum Thema zu sagen?
Zusammengefasst lässt sich sagen, dass der Büroalltag für Unternehmen in aller Regel ein gigantisches Einsparpotenzial bereithält, das in jedem Fall konsequent ausgenutzt werden sollte. Jedoch ist es wichtig, dass die Kostenreduzierungen dabei nicht zu Lasten der Mitarbeiter bzw. der Produktivität gehen.
