sirtravelalot/shutterstock.com
Ob ein Sommerfest für die Mitarbeiter, die Betriebsweihnachtsfeier, der Abschluss eines großen Projektes oder das Firmenjubiläum: In wohl jedem größeren Unternehmen gibt es hin und wieder Anlässe für eine Veranstaltung! Viele planen diese aus Kostengründen selber. Doch ist man damit wirklich immer besser dran? Und wann ist es geschickter, einen Profi ans Werk zu lassen?
Selber planen aus Kostengründen: Wirklich immer billiger?
Viele Unternehmen planen vor allem deshalb selbst, um das Budget ein bisschen zu schonen. Doch das ist oft bereits der erste Fehler. Denn ortsansässige Eventplaner bekommen oft Rabatte, ob beim DJ oder dem Catering. Zudem planen sie solche Anlässe täglich, und eine Eventfirma in München weiß genau, wo es in der Umgebung der bayrischen Hauptstadt den günstigsten Lieferservice und, falls benötigt, möglichst billige Locations gibt!
Platzbedarf und Essensmengen ermitteln
Wer nicht oft solche Anlässe plant, kennt sich zudem nicht so gut mit dem Thema aus und muss mühevoll ermitteln, wie viel Essen bestellt werden muss – und wie viel Platz für die zu erwartenden Gäste benötigt wird. Im schlimmsten Fall müssen überschüssige Mahlzeiten noch Tage danach von den Mitarbeitern verzehrt werden. Oder es kommt zu peinlichen Engpässen, die so gar nicht für eine positive Außenwirkung sorgen. Profis hingegen, die täglich mit der Materie zu tun haben, wissen genau, welche Mengen für die gewünschte Gästeanzahl benötigt werden. Sie können das viel besser einschätzen, da es ihr tägliches Brot ist, genau das zu ermitteln.
Wertvolle Arbeitszeit sinnvoll nutzen
Zudem können die Mitarbeiter, die das Event planen, in dieser Zeit ihrer regulären Tätigkeit nicht nachgehen. So kommt es schnell zu teuren und ungeliebten Überstunden, wichtige Dinge bleiben liegen oder Fristen werden versäumt. Beim Outsourcen der Eventplanung hingegen muss nur sporadisch Kontakt zum Veranstalter gehalten werden, der sich dann um alles kümmert – von den Einladungen über logistische Fragen bis hin zu Speisen, Getränken und Unterhaltungsprogramm.
Freiraum während der Veranstaltung
Zudem kommen die Gäste während des Events häufig zu kurz, wenn die Planung selbst in die Hand genommen wird. Während der Gastgeber sich selbst um kleinere und größere technische Pannen, die Versorgung mit Essen und Getränken und den Nachschub beim Büfett kümmert, hat er für seine Gäste nämlich leider oft wenig Zeit. Und dabei sollten genau diese doch im Mittelpunkt stehen! Ist eine Eventfirma bei der Veranstaltung anwesend, sorgt sie unauffällig im Hintergrund dafür, dass alles perfekt läuft. Und der Gastgeber und seine Angestellten haben Zeit für Gäste, Smalltalk und richtiges, sorgloses Feiern.
Fazit: Für die perfekte Veranstaltung besser einen Profi an Board holen!
Nach all diesen Überlegungen steht fest, dass das Geld in eine Eventagentur sinnvoll investiert ist. Denn diese kümmert sich um alles von A bis Z, kennt sich bestens aus und macht das Ereignis zu einem echten Highlight in der Firmengeschichte.
