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Der Erfolg eines Unternehmens steht in engem Zusammenhang mit der Steuerung der zur Verfügung stehenden Ressourcen im Betriebsablauf. Enterprise-Ressource-Planning (kurz: ERP) ist hier ein effizientes Instrument. Wie funktioniert ERP und wie profitieren Unternehmen von diesem System? Der folgende Ratgeber gibt einen kompakten Überblick.
ERP: Ressourcen im Blick
Ressourcen sind die Grundlage des unternehmerischen Prozesses. Sie sind in allen Abteilungen eines Unternehmens in unterschiedlicher Form verfügbar. Hier die wichtigsten Ressourcen auf einen Blick:
- Kapital
- Personal
- Material und Betriebsmittel
- IT und Kommunikation
ERP plant und kontrolliert den Einsatz der Ressourcen nach wirtschaftlichen Kriterien und ist daher eine wichtige Basis für den Unternehmenserfolg.
ERP: Wie funktionieren diese Systeme?
ERP funktioniert auf Grundlage der These, dass Ressourcen unterschiedliche gesteuert werden müssen, um den Betriebsablauf optimal und unterstützen. Dieser Komplexität wird in einer spezifischen Anforderungssoftware berücksichtigt, die den speziellen Bedarf eines Unternehmens im Hinblick auf die einzelnen Ressourcen genau berücksichtigt. Bei produzierenden Unternehmen stehen beispielsweise Materialeinsatz von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, Maschinenauslastung und Personaleinsatz hoch im Kurs.
Ein Unternehmen mit hohem Kundenkontakt, etwa durch Call Center, braucht Kommunikationslösungen und eine EDV auf hohem Level. Dienstleistungsgewerbe benötigen ERP dagegen, um Mitarbeitereinsatz so zu gestalten, dass auch Spitzenzeiten wie Saisonhöhepunkte optimal abgedeckt werden, ohne dass Personalkosten in ruhigen Zeiten unnötig in die Höhe getrieben werden.
ERP-Systeme steuern Prozesse, die für ein Unternehmen relevant sind, durch Software-Lösungen, die exakt auf den Betrieb maßgeschneidert sind. Dabei werden Größen und Organisationsstrukturen von Unternehmen ebenso berücksichtigt wie die spezifischen Produkte und Dienstleistungen in seinem Angebot, die Art des Kundenumgangs, benötigte Materialien oder die IT-Voraussetzungen, die in einem Betrieb bereits zur Verfügung stehen.
Alle relevanten Daten können in das System eingegeben werden und sind Grundlage für Planung und Strategie, laufende Geschäftstätigkeit sowie Kontrolle. Ein ERP-System kann mit hoher Flexibilität immer wieder an einen veränderten Bedarf des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Beispiele für ERP-Systeme sind SAP, Oracle oder Sage. Auch Freeware-Lösungen sind im Angebot.
Strategisch implementieren und nutzen
Ein ERP-System ist keine Standardlösung, die die allen Unternehmen übergestülpt werden kann und dann reibungslos funktioniert. ERP muss immer die Individualität eines Unternehmens im Blick haben, um Funktionalität und Wirtschaftlichkeit zu erzielen und damit den Unternehmenserfolg zu fördern.
Das ERP-System wird in diesen Schritten eingeführt und zielführend genutzt:
- Analyse der Bedarfsstruktur des Unternehmens
- Auswahl der Instrumente, die das ERP-System leisten soll
- Auswahl des geeigneten ERP-Systems
- Implementierung des Systems
- Simulation im Betriebslauf
- Schulung der Mitarbeiter im Hinblick auf die Funktion des ERP-Systems
- Einführung
- Evaluation der Effizienz
Der Nutzen als A und O
Was bringt mir ERP für mein Unternehmen? Diese Frage von Unternehmern oder Entscheidern ist Grundlage der Funktionsweise jedes ERP-Systems. Die Antwort ist so komplex wie die Systeme selbst. Materialeinsatz wird sinnvoll geplant und Verschwendung vermeidet. Materialkosten werden optimiert. das Gleiche gilt für den Personaleinsatz. IT und Kommunikationslösungen, vor allem im Hinblick auf den Kundenkontakt werden optimiert.
Zeitaufwand für das Personal wird bei vielen Aufgaben reduziert, sodass die Konzentration auf die Kernkompetenzen des Unternehmens gewährleistet ist. Die Kontrollmechanismen im Unternehmen werden optimiert. Dies führt dazu, dass Fehlerquellen zuverlässig und vor allen Dingen frühzeitig erkannt werden können. Dies hat schnelle Lösungen zur Folge, die den Unternehmensprozess ihrerseits ökonomischer und erfolgreicher gestalten.
Fazit
ERP ist durch die Individualität seiner Anwendungen optimal für die Steuerung des Unternehmenserfolgs durch gezielte Ressourcenplanung einsetzbar. Wichtig sind in diesem Zusammenhang besonders zwei Dinge: Zum einen muss ein ERP-System bedarfsgerecht ausgewählt, konfiguriert und implementiert werden.
Zum anderen brauchen Mitarbeiter durch Einarbeitung das entsprechende Know-how, das Tool optimal im Sinne des Unternehmens nutzen und so den Erfolg systematisch generieren zu können. ERP-Lösungen gibt es als Bezahlmodell oder Open-Source-Variante.
