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Strenge gesetzliche Vorgaben regeln die Führung eines Fahrtenbuches für den Dienstwagen. Wird sich nicht an die Regeln gehalten, erkennt das Finanzamt das Fahrtenbuch unter Umständen nicht an. Dann besteht die Gefahr, dass von einer privaten Nutzung ausgegangen wird, und eine Abrechnung nach der Einprozentregel erfolgt.
Was muss detailliert festgehalten werden?
Das Datum der Fahrt sowie der Kilometerstand vor und nach der Fahrt sind zu notieren. Ferner sind Ziel (Ort, Straße und Hausnummer) und Zweck der Fahrt anzugeben. Auch der oder die Geschäftspartner, die getroffen wurden, müssen mit vollständigem Namen angegeben werden. Ist diese Möglichkeit nicht gegeben, muss die Behörde bzw. Filiale oder Baustelle namentlich und mit voller Adresse genannt werden.
Mussten nicht vorhersehbar Umwege gefahren werden, weil zum Beispiel wegen eines Unfalls die Straße/Autobahn gesperrt wurde, muss dies genau dokumentiert werden. Wird ein Umweg erforderlich, um eine Tankstelle aufzusuchen, muss die Tankquittung aufgehoben werden.
Das Fahrtenbuch für ein privat genutztes Auto
Private Fahrten zu dokumentieren ist um ein Vielfaches einfacher, weil lediglich die gefahrenen Kilometer vermerkt werden müssen. Finden Autofahrten zwischen der Wohnung und der ersten Arbeitsstätte statt, ist ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch mit aktuellem Kilometerstand ausreichend. Für das dienstliche wie das private Fahrtenbuch gilt, dass es in geschlossener Form geführt werden muss. Eine lose Blattsammlung oder Ringbuchblätter werden vom Finanzamt nicht akzeptiert.
Die Eintragungen sind fortlaufend vom 01.01. bis 31.12. des Kalenderjahres vorzunehmen. Ein Zeitraum, der kürzer ist als das gesamte Kalenderjahr, wird vom Finanzamt nur dann akzeptiert, wenn ein Fahrzeugwechsel stattfand. Die letzte Eintragung bzgl. des alten Fahrzeuges sollte umgehend nach Beendigung der letzten Fahrtstrecke erfolgen. Der erste zum neuen Fahrzeug unmittelbar nach Beendigung der ersten Fahrt.
Fahrtenbuch mit dem Computer erstellen
Ja, auch das ist erlaubt. Aber nur unter der Voraussetzung, dass die einmal eingegebenen Daten nachträglich nicht geändert werden können.
Das Vimcar Fahrtenbuch
Dieser Fahrtenbuchstecker für den Dienstwagen liest automatisch die Daten zu den gefahrenen Kilometern aus. Die besuchte Adresse wird per GPS erkannt. Nach dem Parken werden die Fahrten automatisch an die Fahrtenbuchsoftware auf dem Tablet, PC oder Smartphone übermittelt. Für alle Funktionen ist die OBD-Diagnoseschnittstelle verantwortlich. Diese ist standardisiert seit 2001 in Benzinern und seit 2004 in Dieselfahrzeugen im Fußraum untergebracht.
Im Büro oder zu Hause sind alle Daten nach automatischer Synchronisation auf dem Bildschirm abrufbar. Details können in Sekunden vervollständigt werden, und alle Fahrten sind auf Effizienz optimiert. Die Software kann mittels Browser aber auch als IOS- bzw. Android-App genutzt werden. So können alle Fahrten mit einem Klick eingetragen werden.
Nachträgliche Änderungen sind nicht möglich. Anpassungen, die im Nachhinein erfolgten, sind in der Änderungshistorie dokumentiert. Alle Fahrten können innerhalb von 7 Tagen bearbeitet werden. Wird ein Datenexport gewünscht, kann der Zeitpunkt dafür aus der App heraus frei gewählt werden.
