Rawpixel.com/shutterstock.com
Die Dienstplanung ist eine wichtige organisatorische Aufgabe in Unternehmen, ohne welche ein reibungsloser Betriebsablauf unmöglich wäre. Wie man bei der Dienstplanung von modernen Technologien profitieren kann und welche Vorteile diese mit sich bringen, damit befassen wir uns an dieser Stelle.
Dienstplan erstellen mit modernen Lösungen
Während Dienstpläne früher an der Pinnwand und später in Tabellenform am PC erstellt wurden, nehmen heute moderne Software und cloudbasierte Programme den zuständigen Mitarbeitern viel Arbeit ab. Mit Hilfe von Software lassen sich die Einsatzzeiten der einzelnen Mitarbeiter passend zum aktuellen Bedarf sowie der Qualifikation der Angestellten beinahe automatisch erstellen. Das spart jede Menge Zeit, welche dem Angestellten für andere Tätigkeiten zur Verfügung steht.
Wer einen Dienstplan erstellen möchte, der kann das inzwischen sogar per App vom Smartphone oder Tablet aus. Daraus ergibt sich der Vorteil, dass diese wichtige Aufgabe ortsunabhängig erledigt werden kann. Zudem bieten Apps die Möglichkeit, sich Dienstpläne inklusive der geplanten Arbeitszeiten einzelner oder aller Mitarbeiter in übersichtlicher Form anzeigen zu lassen. Manuelle Änderungen daran sind selbstverständlich jederzeit möglich.
Geringe Fehleranfälligkeit und automatische Prognosen
Ein weiterer Vorteil moderner Software für die Dienstplanung ist die geringe Fehleranfälligkeit. Wo Menschen die Dienste ihrer Kollegen planen, können durch Stress und Unaufmerksamkeit schnell kleine Fehler passieren, welche später zu größeren Problemen führen. Software hingegen plant anhand der hinterlegten Informationen die Arbeitszeiten der Angestellten. Hierzu ist es lediglich erforderlich, dass die Stammdaten der Mitarbeiter mit Informationen wie der beruflichen Qualifikation in das System eingepflegt werden.
Ebenfalls von Vorteil sind die intelligenten Algorithmen, welche man für Prognosen nutzen kann. Sie ermitteln automatisch, mit welchem Personalbedarf im zu planenden Zeitraum zu rechnen ist. Dabei beziehen sie unter anderem saisonale Besonderheiten mit ein.
Zugriffsrechte verwalten und Mitarbeiter in den Dienstplan einbeziehen
Über eine App zur Dienstplanerstellung lassen sich auch Zugriffsrechte für die Angestellten verwalten. Sie haben hierüber beispielsweise die Möglichkeit, Dienste mit einem Kollegen zu tauschen und diesen Tausch selbstständig im Dienstplan einzutragen. Das entlastet wiederum den zuständigen Mitarbeiter für die Dienstplanung, welcher mit keinem Mehraufwand belastet werden muss. Über die Zugriffsrechte haben Angestellte außerdem jederzeit die Möglichkeit, ihre geplanten Schichten zeitnah und ortsunabhängig einzusehen.
Das ist zum Beispiel dann von Vorteil, wenn sich Mitarbeiter längere Zeit im Krankenstand befinden oder nach einem mehrwöchigen Urlaub die geplanten Schichten von Zuhause aus einsehen möchten. Auch für Mitarbeiter im Home-Office ist diese Zugriffsmöglichkeit praktisch, denn so können sie von zuhause aus ihre Schichten des nächsten Monats frühzeitig einsehen.
Rechtssichere Lösung für die Dienstplanung
Hinsichtlich rechtlicher Vorgaben ist bei Dienstplanungssoftware zu beachten, dass diese datenschutzkonform sein muss. Hinzu kommt, dass Planungssoftware die Möglichkeit zum Einfügen unternehmensspezifischer Regeln und Vorgaben bieten sollte. Dadurch kann sichergestellt werden, dass bei der Dienstplanung alle arbeitsrechtlichen Vorgaben berücksichtigt und eingehalten werden.
