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Steht ein Wechsel des Unternehmensstandorts bevor, muss der Firmenumzug sorgfältig geplant werden, damit durch ihn keine signifikanten wirtschaftlichen Nachteile für das Unternehmen entstehen. Wir zählen die drei wichtigsten Schritte bei einem Firmenumzug auf und geben hierzu jede Menge praktische Tipps.
1. Die Vorbereitung des Firmenumzugs
Je früher ein Unternehmen mit der Planung des Firmenumzugs beginnt, desto besser lässt sich dieser durchführen. Nach dem Finden des neuen Standorts gehört die Suche nach einem geeigneten Umzugsunternehmen zu den wichtigsten Vorbereitungen. Wer zum Beispiel für einen Firmenumzug in Berlin mit einem professionellen Umzugsunternehmen zusammenarbeiten möchte, der sollte sich nach regionalen Anbietern aus dem Großraum Berlin umsehen. Diese weisen bestenfalls bereits umfangreiche Erfahrungen mit Firmenumzügen auf und können die benötigte Größenordnung des Umzugs gewährleisten.
Damit sind vor allem das Vorhandensein von Transportfahrzeugen, Mitarbeitern, zeitlicher Kapazität und einer ausreichenden Versicherung des Umzugsguts gemeint. Viele klassische Planungsaufgaben bei Umzügen fallen bei einer Zusammenarbeit mit einem Umzugsunternehmen in dessen Zuständigkeit und müssen nicht vom Unternehmen selbst geleistet werden. Dazu gehören beispielsweise die rechtzeitige Beantragung von Halteverbotsschildern, die Bereitstellung von Verpackungs- und Transportmaterial so wie die zeitliche Planung des Firmenumzugs.
Für letztere sollten das umziehende Unternehmen und die Umzugsfirma eng zusammenarbeiten und sich im ständigen Austausch befinden. Das stellt den reibungslosen Ablauf des Firmenumzugs sicher. Teil der Umzugsvorbereitung ist zudem die Einrichtung des neuen Standorts. Müssen hier noch bauliche Maßnahmen oder Renovierungen durchgeführt werden? Besteht die Notwendigkeit, technische Voraussetzungen für die Standortverlegung zu schaffen und wie sieht es mit der Standortsicherheit aus?
2. Die Durchführung von Firmenumzügen
Das Verpacken und den Transport des Unternehmenseigentums übernehmen in den Tagen vor dem eigentlichen Umzugstermin die Mitarbeiter der Umzugsfirma. Teilweise ist hierzu jedoch die Unterstützung zuständiger Mitarbeiter des umziehenden Unternehmens erforderlich. Außerdem findet im Vorfeld des Transports die Demontage großer Möbelstücke, Produktionsgeräte und der technischen Ausstattung statt. Anschließend wird das Umzugsgut an den neuen Standort befördert und hier von den Mitarbeitern der Umzugsfirma ausgepackt, montiert, angeschlossen und in Betrieb genommen. Für den Anschluss technischer Geräte und Einrichtungen und die Inbetriebnahme sind wiederum Mitarbeiter des umziehenden Unternehmens erforderlich.
3. Aufgaben nach dem Firmenumzug
Am neuen Standort angekommen, müssen die Mitarbeiter mit den Räumlichkeiten, Gegebenheiten und Änderungen vertraut gemacht werden. Hierzu sollte am ersten Tag nach der Betriebsaufnahme ausreichend Zeit für Unternehmensführungen und Mitarbeiterschulungen eingeplant werden. Außerdem müssen Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden über die geänderte Geschäftsadresse und Kontaktmöglichkeiten informiert werden. Das gilt selbstverständlich auch für behördlichen Stellen, Versicherungen, Banken, Energieanbieter und andere Dienstleister, mit denen das Unternehmen zusammenarbeitet.
Darüber hinaus müssen Geschäftsadresse und Kontaktmöglichkeiten auf der Unternehmenswebsite, in der Unternehmenskommunikation, bei Unternehmensprofilen in sozialen Netzwerken und Branchenbucheinträgen aktualisiert werden. Möglicherweise müssen zudem am ehemaligen Standort vor der Übergabe des Gewerbeobjekts noch Renovierungen und eine Grundreinigung durchgeführt werden.
