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Eine Prüfung durch das Finanzamt ist für viele ein Schreckenszenario. Ist der Prüfer vor Ort, lähmt sie die Panik. Dabei folgt eine Betriebsprüfung klaren Regeln. Betriebsprüfer führen die Prüfung durch. Es geht ihnen darum, Unregelmäßigkeiten und Versäumnisse aufzudecken. Der Ruin eines Unternehmens oder ein jahrelanger Rechtsstreit sind nicht ihr Ziel. Für eine möglichst ereignislose Steuerprüfung sind einige Punkte zu beachten.
Steuerprüfung – Vorbereitung ist alles!
Die Steuern sind so sicher wie das Amen in der Kirche. Jeder Firmeninhaber erhält eines Tages Besuch vom Finanzamt. Für die Lohnsteuer erfolgt eine lückenlose Prüfung. Bei anderen Steuerarten hängt der Prüfturnus von Branche und Unternehmensgröße ab. Die Arten der Steuerprüfungen unterscheiden sich deutlich voneinander. Gemeinsam ist ihnen, dass sich Geschäftsleute auf sie vorbereiten können.
Die sorgfältige Vorbereitung dient drei Zielen:
1. Aufdeckung eigener Schwachstellen
Wer sich selbst die Frage stellt: Was könnte der Betriebsprüfer finden? Stößt automatisch auf Schwachpunkte und kann diese beheben. Es lohnt sich, zu fragen: Wie würde ein Fremder die betrieblichen Vorgänge sehen? Was würde er aus der Buchhaltung ablesen können? Gibt es Vorfälle, die dokumentiert werden müssen z.B. Einbruch, Diebstahl, Vandalismus oder die Entsorgung von Anlagevermögen (Möbel, Maschinen, Autos, etc.).
2. Ernstfallübung
Wo sind die Unterlagen? Sind alle nötigen Schriftstücke vorhanden? Alte Verträge (Miet-, Mitarbeiter-, Leih- und Kreditverträge) zu finden, erweist sich oft als schwierig. In der Prüfung sind Verträge zu allen laufenden Kosten vorzulegen. Es lohnt sich einen Vertragsordner anzulegen und abgelaufene Verträge erst nach zehn Jahren zu entsorgen.
3. Guter Eindruck beim Prüfer
Wer alle geforderten Unterlagen zeitnah vorlegt, zeigt, dass er seinen Betrieb sauber führt. Er demonstriert außerdem, dass in seiner Buchhaltung Ordnung herrscht.
Arten der Steuerprüfung und ihre Besonderheiten
- Kassennachschau
Sie betrifft Geschäfte mit Bargeldumsätzen. Der Prüfer erscheint während der regulären Öffnungszeiten im Betrieb. Er beginnt sofort mit der Prüfung der Kasse.
- Umsatzsteuersonderprüfung
Bei dieser angekündigten Prüfung werden Umsatzsteuererklärungen und -Voranmeldungen sowie Zusammenfassende Meldungen geprüft. Der Fokus liegt auf innergemeinschaftlichen Lieferungen und Erwerben.
- Betriebsprüfung/ Außenprüfung
Die Häufigkeit der Prüfung ist abhängig von der Betriebsgröße. Gegenstand können Umsatz-, Einkommen-, Gewerbe- und Körperschaftssteuer sowie Gewinnfeststellungen sein. Sie wird stets Monate im Voraus angekündigt. Regelmäßig sind privat genutzte Firmenfahrzeuge, Bewirtungskosten, Geschenke und die Kassenbuchführung Thema in Betriebsprüfungen.
- Ausnahmefall: Einkommensteuer Außenprüfung
Bei Einkommen von über 500.000 Euro pro Jahr können auch Privatleute Besuch vom Betriebsprüfer erhalten. Dieser wird angekündigt. Gegenstand der Prüfung können insbesondere Verlust trächtige Vermietungen und Steuervermeidungsmodelle.
- Lohnsteuerprüfung
Die Lohnsteuerprüfung findet alle drei Jahre statt. Das Zentrum der Aufmerksamkeit sind unter anderem Scheinselbstständige, Stundenzettel bei Mini-Jobs und Beschäftigungsverhältnisse mit Angehörigen.
Steuerprüfung versus Steuerfahndung
In einer Betriebsprüfung egal welcher Art geht es nicht um Steuerhinterziehung. Für Hinterziehungstatbestände sind die Steuerfahnder zuständig. Diese verfügen über weitreichendere Befugnisse als die Betriebsprüfer. Stößt ein Prüfer auf einen Sachverhalt, den er als Hinterziehung wertet, muss er die Prüfung umgehend einstellen. Er darf nicht weiter recherchieren. In diesem Fall wird er oder sie seine Arbeit unmittelbar beenden und sich verabschieden.
Sie erhalten keine Informationen mehr vom Betriebsprüfer. Anschließend wird die Bußgeld- und Strafsachenstelle von ihm informiert. In der Regel erscheinen die Steuerfahnder am nächsten Morgen. Sollte sich der Prüfer unerwartet Tschüss sagen, kann dies ein Alarmsignal sein. Dann ist umgehend der Steuerberater oder Anwalt zu informieren. Diese beraten zum weiteren Vorgehen.
Fazit
Steuerprüfungen sind für Unternehmer unvermeidlich. Das Ergebnis hängt jedoch vom Verhalten des Unternehmensleiters ab. Die besten Chancen in der Steuerprüfung sichern sich Firmeninhaber, die vorbereitet sind, stets höflich und respektvoll bleiben und die Ruhe bewahren.
