Jacob Lund/shutterstock.com
Meetings gehören zum Arbeitsalltag in vielen Unternehmen. Sie können einen informativen, schöpferischen oder lehrreichen Ansatz verfolgen. Wer Meetings und Veranstaltungen effizienter gestalten und dadurch den Workflow verbessern möchte, der findet hier praktische Tipps.
Humor als Kreativitätsboost und Auflockerer
Humor galt lange Zeit als unpassend in geschäftlichen Meetings, auf Kongressen und Konferenzen. Damit lassen Unternehmer jedoch ein erhebliches Potenzial für die Effizienzsteigerung von Besprechungen ungenutzt. Neuere Studien belegen, dass gezielt eingesetzter Humor in der Geschäftswelt durchaus Vorteile hat. Er fördert beispielsweise die Kreativität und ist daher bei einem Brainstorming oder Kreativ-Meeting äußerst hilfreich. Außerdem kann etwas Humor die Aufmerksamkeit der Zuhörer bei einer Veranstaltung steigern oder für einen kurzen Moment der Entspannung in wichtigen Meetings sorgen. Deshalb ist eine Prise Humor bei Meetings und Veranstaltungen so wichtig und sollte in der Geschäftswelt nicht länger unbeachtet bleiben.
Mit visuellen Reizen arbeiten
Wer in einem Meeting oder bei anderen Events Wissen vermitteln möchte, der sollte dazu alle Reize der Teilnehmenden ansprechen. Hierbei spielen visuelle Reize eine wichtige Rolle für die Aufnahmefähigkeit und den Lerneffekt. Präsentationen mit anschaulichen Grafiken, kurzen Videosequenzen oder interaktive Präsentationen erzeugen bei Zuhörern eine deutlich größere Aufmerksamkeit. Das menschliche Gehirn wird dabei von verschiedenen Reizen angesprochen und bleibt deshalb besonders aktiv. Es verarbeitet erhaltene Informationen und speichert sie in unserer Erinnerung ab. Idealerweise wird ein Vortrag von einer professionellen Präsentation begleitet.
Diese fasst die Kernaussagen des Vortrags zusammen und lockert die Informationsvermittlung immer wieder durch kurze, gezielte Reize wie eine Videoeinblendung auf. Außerdem steigert das Einbeziehen der Teilnehmer die Effizienz von Veranstaltungen. Werden diese direkt angesprochen, folgen sie dem Vortrag deutlich aufmerksamer und ziehen deshalb einen größeren Nutzen aus den vermittelten Inhalten.
Klar definierte Zielsetzung für handfeste Ergebnisse
Sinnvoll ist es außerdem, gleich zu Beginn des Meetings oder Events eine klare Zielsetzung zu formulieren. Was soll in einem Meeting besprochen oder erarbeitet werden und wie viel Zeit steht dafür zur Verfügung? Welches Wissen sollen Teilnehmer nach einer Veranstaltung erworben haben? Durch eine genaue Zielformulierung lenken sich alle nachfolgenden Aktivitäten auf das Erreichen dieses Ziels hin. Mit dieser Vorgehensweise können Meetings häufig verkürzt werden, indem nicht notwendige Themen nicht weiter vertieft werden. Auch eine klare Struktur hilft bei der Effizienzsteigerung. In einem Meeting beispielsweise wird die zu lösende Aufgabe zunächst klar benannt. Anschließend wird gemeinsam nach möglichen Lösungen gesucht.
Idealerweise werden die Vorschläge als Zwischenergebnis festgehalten. Danach erfolgt der Austausch darüber, welcher Lösungsansatz der Beste ist. Sobald sich auf eine Lösung geeinigt wurde, kann die Planung der Umsetzung beginnen. Daraus resultierende Aufgaben für einzelne Abteilungen oder Mitarbeiter sollten klar formuliert und adressiert werden. Auch dieses Ergebnis des Meetings kann kurz und präzise zusammengefasst und den Teilnehmenden später zur Verfügung gestellt werden.
