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Sehr viele Produkte und Dienstleistungen beruhen heutzutage auf Grundlage eines Abonnements. Unternehmen versorgen ihre Kunden regelmäßig mit einer bestimmten Ware und werden in einem wöchentlichen, monatlichen, jährlichen Rhythmus bezahlt. Was auf dem Papier so einfach klingt, kann aber schnell zur Herausforderung werden. Ein Subscription-Management-System wie Fakturia schafft Abhilfe bei der Bewältigung des Aufwands.
Warum ein Subscription-Management-System? Warum Fakturia?
Einher mit dem Abonnement-System gehen viele Prozesse, die ab einer gewissen Größe arbeitsintensiv werden können. Das Subscription-Management-System Fakturia ist eine Lösung, welche sämtliche Prozesse rund um Abonnements managt und automatisiert. So werden beispielsweise bei fast allen Formen des Abonnements regelmäßige Abo-Rechnungen fällig. Fakturia kann diese wiederkehrenden Rechnungen (Recurring Billing) an einen gespeicherten Kundenstamm automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt verschicken und archivieren. Gleichzeitig kümmert sich die Software darum, dass das Geld auch immer rechtzeitig auf dem Konto des Unternehmers landet.
Das Zauberwort hierfür heißt „Recurring-Payment“. Diese Funktion ermöglicht regelmäßige und wiederkehrende automatische SEPA-Lastschriften von jenen Kunden, die in ein solches oder ein anderes Zahlungsverfahren eingewilligt haben. Selbst wenn es einmal kritisch wird, kann Fakturia eingreifen: Etwa mit automatisch verschickten Mahnungen. Fakturia verfolgt dabei einen Order to Cash-Ansatz – die Software verwaltet also alle Prozesse von der Bestellung der Kunden bis zur Zahlung.
Gleichzeitig mit den automatischen Buchungen und Rechnungsstellungen fungiert Fakturia auch als eine Art Buchhaltungssoftware. Kundendaten können hier genauso bequem abgespeichert und verwaltet werden wie sämtliche Rechnungen und Abo-Verträge. Ab einer gewissen Anzahl von Abo-Kunden kann gerade hier der Arbeitsaufwand schnell unübersichtlich werden. Und die Kunden verzeihen eine falsche Abrechnung nur selten.
Was ist neu bei Fakturia?
In regelmäßigen Abständen wird die Software gewartet und geupdated. Einige neue Funktionen sind dabei besonders bemerkenswert. Seit dem letzten Update vom August 2019 verfügt Fakturia beispielsweise auch über die Möglichkeit der Verwaltung von passiven Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) – eine buchhalterische Besonderheit, die schon so manchem Unternehmer Kopfzerbrechen bereitet hat, der mit Einnahmen vor einem bestimmten Stichtag umgehen muss, die erst später zum Ertrag werden. Außerdem verfügt Fakturia nun über eine Mehrmandantenfähigkeit. Das ist besonders für Unternehmen interessant, die ein gewisses Wachstum erreicht haben und mit verschiedenen Kapitalgesellschaften oder Holdings wirtschaften.
Eine besondere Schwierigkeit bei Abonnements stellen zudem Upgrades und Downgrades dar. Das ist vergleichbar mit einem Bahncard-Kunden, der sich mitten im laufenden Vertrag etwa entscheidet, vom Produkt „25“ auf das Produkt „50“ zu wechseln. Fakturia erlaubt hierfür nun Upgrades und Downgrades mit proratierten Abrechnungen. Mit der Integration der Bezahldienste Stripe und Adyen sowie neuen Webhooks zum Bestellprozess erlaubt Fakturia außerdem das elegante Einbinden von Drittanbietern.
Insgesamt stellt Fakturia damit eine Software dar, die sich für alle Formen der Abonnement-Verwaltung nutzen lässt und sowohl für kleine und mittelständische als auch für große Unternehmen mit vielseitigen Verflechtungen nutzen lässt.
