© pixabay.com
Jedes Unternehmen ob klein oder groß dokumentiert sämtliche Finanzbewegungen über die Buchhaltung. Je nach Unternehmensform kann diese einfach oder doppelt verlangt sein. Im Zuge der Digitalisierung wird inzwischen jedes Buch dafür durch spezielle Buchhaltungssoftware elektronisch geführt.
Buchhaltungspflicht einfach oder doppelt nach Gewinngrenzen
Jeder Gewerbetreibende mit Gewinnen unter 17.500 Euro pro Jahr muss Bücher über Einnahmen und Ausgaben führen. Freiberufler erstellen eine einfache Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR). Dafür sind die Belege in Exceltabellen zu verbuchen. Hier sollten die Erlösarten sowie die Kostenarten transparent aufgeführt, also am besten getrennt aufgelistet werden. Kleinunternehmer zahlen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt.
Damit dieses allerdings prüfen kann, ob die Gewinnsumme nicht überschritten ist, wird jährlich die EÜR gemeinsam mit den verbuchten Belegen vorgelegt. Sodann entscheidet das Finanzamt jährlich neu, ob die einfache Buchführung noch ausreicht oder der Gewinn eine doppelte Buchführung ab dem Folgejahr verlangt. Sobald ein bestimmter Höchstwert beim Gewinn überschritten wird, werden in der doppelten Buchführung Soll und Haben gelistet.
Dabei gilt: Keine Buchung ohne Beleg. In dieser sogenannten Doppik gibt es mindestens ein Hauptbuch und ein Journal (Grundbuch), häufig auch mindestens ein Nebenbuch. Was von welchem Konto auf welchem Buch geführt wird, bestimmen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB).
Pflicht zur doppelten Buchführung für bestimmte Rechtsformen von Unternehmen
Nach Gewinngrenze muss jede Firma ab 17.500 Euro jährlichem Gewinn eine doppelte Buchführung machen. Dies sind Kommandit- und Aktiengesellschaften, GmbHs und OHG sowie GmbH & Co. KG. Die entsprechenden Unternehmen haben eine bis mehrere Buchhaltungsabteilungen. In einigen Fällen wird die Abteilung zu einem Steuerberater ausgelagert. Da die doppelte Buchführung komplex ist, hilft Buchhaltungssoftware dabei, die Bücher ordentlich zu führen. Gemäß GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) braucht jede Buchung einen Beleg.
Diese gelten als Dokumente und müssen vollständig sowie systematisch in der richtigen Reihenfolge organisiert sein. Sie werden archiviert und für zehn Jahre aufbewahrt. Schließlich müssen die Buchungen nachprüfbar und transparent sein. Für die Überprüfung der Vollständigkeit ist verlangt, dass jeder beigefügte Beleg gut lesbar sein muss. Dieser letzte Punkt der Grundsätze ist besonders bedeutsam. Denn seit Einführung der elektronischen Buchhaltung ist auch die Form und Archivierung eingescannter Belege exakt vorgeschrieben.
Die drei Elemente der doppelten Buchführung
- Journal (auch: Grundbuch): Einfach beschrieben ist das Journal die Chronologie jeglicher Geschäftsvorfälle. Mit Nummer, Datum, Betrag und Belegverweis, Soll- und Habenkonto sowie Erläuterungen sind hier jegliche Zahlungsein- und -ausgänge dokumentiert.
- Hauptbuch: Sämtliche Sachkonten sind nach bestimmten Gesichtspunkten in diesem Hauptbuch enthalten. Aus dem abgeschlossenen Buch werden die jährliche Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Bilanz des Unternehmens erstellt. Hieraus entsteht die Berechnungsgrundlage für Gewerbe-, Körperschafts- und Einkommenssteuer.
- Nebenbuch (oder -bücher): Im Nebenbuch sind die Konten des Hauptbuches genauer erklärt. Nebenbücher sind das Warenbuch (für Warenbewegungen), das Kassenbuch (für Bargeldbewegungen) und das Kontokorrentbuch (für Lieferanten- und Kundenkontakte finanzieller Art)
Fazit
