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Ein Verzeichnis mit E-Mail-Adressen ist die Basis für Marketingkampagnen, welche als Werbemailing an die Zielgruppe herangetragen werden sollen. Warum es bei Erstellung und Pflege solcher Listen wichtig ist diese zu verifizieren und wie man das als Unternehmen umsetzen kann, dazu möchten wir an dieser Stelle praktische Tipps und nützliche Informationen geben.
Wie kann man E-Mail-Adressen verifizieren?
Um ohne das Versenden einer Mail eine E-Mail-Adresse zu prüfen, gibt es unterschiedliche Tools von Anbietern. Soll lediglich eine geringe Anzahl von Adressen vor der Nutzung für Werbezwecke geprüft werden, kann man online kostenlose Email Tester nutzen und hier nacheinander die zu prüfenden Adressen eingeben. Nach kurzer Prüfzeit erhält man direkt eine Rückmeldung über das Prüfergebnis und kann die betreffende Adresse wahlweise in der eigenen Datenbank speichern oder sie daraus entfernen, falls sie als ungültig eingestuft wurde. Dieses Vorgehen bietet sich jedoch nur an, wenn man eine sehr kleine Anzahl von Adressen verwalten und verifizieren möchte. Bei großen Datenbanken mit Mailadressen wäre dieses Vorgehen zu mühsam und zeitintensiv.
In diesen Fällen helfen Anbieter durch verschiedene Services. Bei der Auswahl sollte man darauf achten, dass der Export der betreffenden Daten schnell, unkompliziert und gleichzeitig sicher erfolgt. Hierbei spielt es auch eine Rolle, dass die zu prüfenden Daten vom Anbieter nicht weiterverkauft oder anderweitig für eigene Zwecke genutzt werden. Außerdem sollte der Zugriff auf das Prüfergebnis geschützt und ausschließlich dem Unternehmen vorbehalten sein, welches die Prüfung in Auftrag gegeben hat.
Warum lohnt sich das Verifizieren von Mails?
Werbemails nutzen einem Unternehmen nur dann, wenn der Empfänger auf sie reagiert und so ein Kontakt oder bestenfalls ein Kauf oder Vertragsabschluss entsteht. Damit das jedoch möglich ist, müssen die in einer Datenbank für Werbezwecke hinterlegten E-Mail-Adressen korrekt sein. Kauft man als Unternehmen solche Datensätze, dann sind diese in der Regel nicht verifiziert oder sehr kostspielig. Daher ist es häufig der sinnvollste Weg, die Adressdaten selbst zu verifizieren oder diese Verifizierung durch einen professionellen Anbieter vornehmen zu lassen. Durch diesen vorbereitenden Schritt einer Mailingkampagne kann die Erfolgsquote signifikant gesteigert werden.
Die so genannte E-Mail Bounce ist zudem ein wichtiger Faktor dafür, dass Unternehmensmails von den großen Providern nicht als Spam eingestuft werden. Sie lässt sich durch das Verifizieren von Mailadressen vor dem Versenden von Werbemailings positiv beeinflussen. Einfach ausgedrückt gibt die E-Mail Bounce an, wie hoch der Prozentsatz der nicht zustellbaren Mails ist. Hard Bounces liegen immer dann vor, wenn die Empfängeradresse nicht existiert oder ungültig ist.
Soft Bounces hingegen sind nicht zustellbare Mails aufgrund temporärer Ursachen. Hierzu gehört beispielsweise, dass das Postfach des Empfängers voll war oder eine Zustellung aufgrund der Größe der Mail nicht möglich war. In diesem Zusammenhang sollten Unternehmen bei Werbemailings unbedingt auf die Größe von angehängten Dateien achten.
