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Es ist allgemein bekannt, dass kein Unternehmen ohne Dokumente einwandfrei funktionieren kann. Die geschickte Dokumentverwaltung (Dokument-Workflow) ist keine leichte Aufgabe, wenn die Organisation ihre Arbeit auf Papierdokumentationen stützt und nicht die Errungenschaften im Bereich der IT für die Wirtschaft nutzt, um sie zu verarbeiten. Völlig anders stellt sich die Situation im Falle der elektronischen Dokumentation dar, die von der Ebene dedizierter DMS-Systeme aus einfach und effektiv verwaltet werden kann.
Elektronischer Dokument-Workflow im Vergleich zu Papierdokumenten
Papierdokumente waren bis vor wenigen Jahren der graue Alltag aller Unternehmen. Dies war jedoch keine Lösung ohne eine Reihe erheblicher Nachteile, die die Verwaltung der Unternehmensdokumentation in den meisten Fällen zu einer traurigen Pflicht machten und eine Reihe von Schwachstellen erzeugten. Der herkömmliche Dokumentenumlauf erforderte die Einrichtung und Unterhaltung eines physischen Archivs, den regelmäßigen Ankauf von Papiermaterial, die Aufrechterhaltung der für die Archivordnung und die Druckinfrastruktur zuständigen Mitarbeiter.
Die Mitarbeiter hingegen waren für die in ihren Händen befindlichen Dokumente verantwortlich, die aufgrund ihrer physischen Form ständig der zufälligen Zerstörung, Verlustoder der Übertragung in die falschen Hände ausgesetzt waren. Darüber hinaus erforderte der Durchgang durch die physischen Dokumentationsressourcen viel Zeit, Energie und Engagement, und ging in der Regel auf Kosten der Durchführung wichtigerer Aktivitäten für die Entwicklung des Unternehmens. Die Papierstapel auf den Schreibtischen förderten jedoch nicht die Konzentration und führten zu unnötigem Chaos und Durcheinander.
Ganz zu schweigen von der Schwierigkeit des Zugangs (und insbesondere für eine größere Gruppe von Personen) im Zusammenhang mit Fernarbeit. Aufgrund der Probleme, die mit dem traditionellen Dokumentenumlauf verbunden sind, wurde nach einer Lösung gesucht, um sie wirksam zu beseitigen.
So ist ein elektronischer Dokumenten-Workflow entstanden, dessen Implementierung es erlaubt, ein für alle Mal die Nachteile seines traditionellen Papieräquivalents zu vergessen. Der elektronische Dokument-Workflow, der der Idee des papierlosen Büros folgt, ermöglicht es dem Unternehmen, im Unternehmen für mehr Ordnung zu sorgen, Papierstapel von den Schreibtischen zu entfernen, vertrauliche Daten effektiver zu schützen, die Entscheidungsfindung zu beschleunigen und die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter auf wichtigere Themen zu lenken, als den Inhalt nachfolgender Ordner und Ordner durchzublättern.
Elektronischer Dokumentenumlauf in Theorie und Praxis
Das Konzept des elektronischen Dokumentenumlaufs ist ein moderner Ansatz für die Verwaltung von Unternehmensdokumentationsressourcen auf Grundlage neuester IT-Technologien für Unternehmen. Seine Annahmen werden in der Praxis mit Hilfe von dedizierten DMS System umgesetzt. Das Dokumenten-Management-System soll das Unternehmen bei einer möglichst effizienten Dokumentenverwaltung unterstützen.
Ihr Ziel ist die Digitalisierung, Automatisierung und Optimierung von Dokumenten-Workflows und die Rationalisierung der Ausführung aller Verfahren und Aufgaben im Zusammenhang mit der Dokumentenverwaltung, die nicht in Papierform, sondern in den digitalen Ressourcen der Organisation (in der Cloud oder auf Unternehmensservern) gespeichert werden. Dies ermöglicht einen schnellen und bequemen Zugriff auf alle Firmendokumente, auf die nicht nur während Ihres Büroaufenthaltes, sondern auch bei Geschäftsreisen, Dienstreisen oder Fernarbeit von Ihrem Heimbüro aus leicht zugegriffen werden kann.
Der Zugang zu einzelnen Dateien wird von oben nach unten auf der Grundlage entsprechender Privilegien gewährt, was vertrauliche Daten wirksam schützt und verhindert, dass sie in die falschen Hände gelangen oder Informationen nach außen gelangen. Die modernste und technologisch fortschrittlichste DMS-Software verwendet Technologien und Mechanismen aus den Bereichen Workflow-Engine, maschinelles Lernen (ML), künstliche Intelligenz (KI), Geschäftsprozessautomatisierung (BPA), Geschäftsprozessrobotisierung (RPA), intelligente Texterkennung (OCR), digitale Signatur und viele andere.
Welches Dokument-Management-System ist empfehlenswert?
Wie Sie sehen, bietet der elektronische Dokumenten-Workflow zahlreiche Möglichkeiten, die praktisch jedes Unternehmen zu schätzen weiß, das bestrebt ist, die Qualität und Effizienz seiner Arbeit zu verbessern und sein eigenes Geschäft systematisch auszubauen. Der größtmögliche Nutzen des elektronischen Workflows ist jedoch nur möglich, wenn die entsprechende Software ausgewählt wird. Gegenwärtig haben wir drei Optionen in Betracht zu ziehen: einsatzbereite Boxlösungen, maßgeschneiderte Systeme, die von Entwicklern von Grund auf neu geschrieben wurden, und innovative Low-Code-Plattformen, die es Ihnen ermöglichen, schnell perfekt zugeschnittene, hochfunktionale und standardisierte Geschäftsanwendungen zu erstellen – ohne Programmierung oder dort, wo es technologisch oder wirtschaftlich gerechtfertigt ist.
Dies ist eine völlig neue Qualität und Gelegenheit, die besonders von großen Unternehmen und Konzernen geschätzt werden wird, unabhängig von der Branche oder der Besonderheit des Geschäfts.
Die hochkarätigen Low-Code-Plattformen ermöglichen zudem ein effizientes Änderungsmanagement, das die Möglichkeit gewährleistet, aktuelle Änderungen in jeder Phase der Lösungsbereitstellung (auch nach der produktiven Implementierung) mit sofortigen Ergebnissen und vor allem einfach, schnell und kostengünstig durchzuführen. Mit der Entscheidung, eine solche Lösung zu implementieren, erhält das Unternehmen nicht nur ein leistungsstarkes und hochfunktionales Werkzeug für die schnelle Bereitstellung von Geschäftsanwendungen zur Unterstützung von Dokumenten-Workflows, sondern kann diese auch kontinuierlich an die sich dynamisch ändernden Bedürfnisse der eigenen und externen Marktrealitäten anpassen, was im anspruchsvollen digitalen Zeitalter von unschätzbarem Wert ist.
