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Für viele Unternehmer kommt irgendwann der Zeitpunkt, an dem sie über eine effiziente und kostengünstige Arbeitszeiterfassung nachdenken müssen. Spätestens ist dieser Zeitpunkt erreicht, wenn für die Zeiterfassung selbst wiederum wertvolle Arbeitszeit bei den Angestellten und in der Lohnbuchhaltung verloren geht. Dieser Artikel stellt einige Methoden vor.
Methoden zur Zeiterfassung: Klassisch oder modern?
Es sollte von Vornherein klar sein, dass die Arbeitszeiterfassung, wie sie noch vor 100 Jahren per Stempelkarte praktiziert wurde, keine rationale Lösung darstellt. Überhaupt sind Systeme, die ein physisches „Ein-“ und „Auschecken“ verlangen, nicht von Vorteil. Zwar erleichtern elektronische Chipkarten und entsprechende Lesegeräte den Umgang für die Mitarbeiter. Generell sind diese Systeme aber fehleranfällig und geben den Angestellten außerdem das unangenehme Gefühl, überwacht zu werden. Empfehlenswerter sind Systeme, die auf Vertrauen basieren.
Zeiterfassung ohne komplizierte Excel-Tabellen kann aber zur Herausforderung werden. Denn: Wo sollen die ganzen Daten denn gespeichert sein? Und wie kann gewährleistet werden, dass alle Mitarbeiter jederzeit auf ihre Arbeitszeiterfassung zugreifen können, ohne dass ein jeder die Arbeitszeiten des Anderen lesen kann? Der Markt stellt hierfür eine Vielzahl an digitalen Lösungen bereit. Am interessantesten sind Cloud-basierte Methoden, die wie eine Art virtuelles Logbuch funktionieren. Von überall können sich die Mitarbeiter in ihre Arbeitszeiterfassung einloggen und ihre Zeiten angeben.
Natürlich wird dabei ein eingeschränkter Zugriff gewährleistet. Nur die Chefetage und die Lohnbuchhaltung können sehen, wie viel jemand gearbeitet hat. Die Cloud-Methode hat viele Vorteile, die der modernen Arbeitswelt zuträglich sind. So kann eine digitale Arbeitszeiterfassung in der Regel auch von unterwegs aufgerufen werden. In Zeiten, in denen sehr viele Menschen gar nicht in einem Büro präsent sind oder sein müssen, ist eine solche Zeiterfassung angemessen. Selbst wer noch im Zug arbeitet, kann seine Stunden abrechnen.
Wie sinnvoll ist Arbeitszeiterfassung?
Einige Unternehmer behaupten, sie würden auch gänzlich ohne Arbeitszeiterfassung klarkommen. Dabei kann man sich allerdings schnell täuschen. Solange das Unternehmen sauber wirtschaftet und die Arbeitskräfte nicht zu sehr beansprucht, mag diese Strategie funktionieren. Fangen die Mitarbeiter aber an, unfreiwillig Überstunden zu machen – etwa, weil sie die gegebenen Aufgaben nicht in der vorgesehenen Zeit schaffen, kommt es schnell zu Frust. In manchen Abteilungen reicht es aus, dass ein Kollege krank ist oder Urlaub macht. Terminierte Tätigkeiten erlauben keinen Aufschub und müssen dann von anderen erledigt werden.
Dauerhafte Überstunden können dafür sorgen, dass die Mitarbeiter unzufrieden mit dem Job sind und kündigen wollen. Das Problem lässt sich nicht mit einer Gehaltserhöhung in den Griff bekommen, denn viele Menschen sind einfach nicht bereit, jeden zweiten Tag in den Feierabend hinein zu arbeiten. Nur eine effiziente Arbeitszeiterfassung erlaubt es dem Unternehmer, solche Probleme festzustellen, bevor sie ernst werden.
