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Outsourcing ist eigentlich ein alter Hut und heute vielen Unternehmern zumindest als Option bekannt. Allein, es wird selten genutzt. Warum? Viele Unternehmer scheuen sich davor, einzelne Prozesse in ihrem Unternehmen aus der Hand zu geben. Sie fürchten Kontrollverlust. Dabei ist diese Angst oft unberechtigt.
Wo liegen meine Stärken? Was hält mich auf?
Eines der sichersten Anzeichen dafür, dass ein Outsourcing notwendig sein könnte, ist ein Gefühl: Das Gefühl des Unternehmers, dass er sich mehr mit administrativen Tätigkeiten beschäftigt als mit seinen eigentlichen Kernkompetenzen. Wer ständig am Telefon hängt und mit mehr oder weniger unproduktiven Anfragen zu tun hat, anstatt sich um seine Produkte, Dienstleistungen, Mitarbeiter oder die Entwicklung zu kümmern, der hat vielleicht diesen kritischen Punkt in der Unternehmensführung bereits erreicht.
Das ebüro kann dabei helfen, solche teils lästigen Tätigkeiten an einen professionellen Dienstleister auszulagern. Der Service funktioniert wie ein vorgeschaltetes Bürozimmer. Eingehende Anrufe landen zuerst dort und können nach einer festgelegten Regel umgeleitet oder weitergeleitet werden. Ein Telefonservice ist sowohl für Jungunternehmer als auch für eingefleischte Profis interessant. Letztere sind froh, wenn sie sich einige Anrufe pro Tag vom Leib halten können.
Erstere wiederum freuen sich darüber, dass die Anrufer einen Ansprechpartner haben, bei dem sie eventuell wichtige Daten hinterlegen können, wenn der Chef gerade nicht erreichbar ist. Gerade potentielle neue Kunden rufen oft einmal an und hinterlassen dann keine Nachricht. Wenn der Unternehmer hier nicht sofort verfügbar war, entgeht ihm womöglich ein Auftrag. Ein Telefonservice nimmt die Anrufe entgegen und notiert sich alle wichtigen Daten. Darauf kann der Unternehmer dann zur gegebenen Tageszeit zurückgreifen und zurückrufen.
Wann Outsourcing keinen Sinn macht
Der Telefonservice ist ein gutes Beispiel dafür, wie eine Tätigkeit ausgelagert werden kann, ohne dass der Unternehmer Kontrolle über die Prozesse verliert. Das trifft allerdings tatsächlich nicht auf jeden Prozess zu. Manche Arbeiten bleiben lieber „Inhouse“. Das heißt aber nicht, dass man sie nicht effizienter gestalten kann. Einige Unternehmer gehen dazu über, Abteilungen auszudifferenzieren. Was vorher an einer Stelle erledigt wurde, wird nun an zwei Stellen erledigt.
Über ein System von Reports kann der Unternehmer up to date bleiben: Verschiedene Abteilungen müssen im unterschiedlichen Format Bericht erstatten. So behält man den Überblick und auch die Kontrolle, ohne alles selbst erledigen zu müssen. Manchmal ist ein externer Dienstleister aber definitiv die klügere – weil schnellere und günstigere – Methode. Denn: Arbeitsteilung in der modernen Welt bedeutet auch immer Spezialisierung.
Was andere bereits seit Jahren erfolgreich machen, kann sich keine Abteilung der Welt in kurzer Zeit selbst aneignen. Bevor der Unternehmer also dazu übergeht, seine Firma großflächig aufzuteilen, sollte er sich zumindest nach Möglichkeiten umschauen, wo und wie outgesourct werden kann.
