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Unternehmer, die ein Gewerbe angemeldet haben, müssen auf vielfältige Art und Weise dafür Sorge tragen, dass ihre Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden. Das hat unter anderem steuerrechtliche Gründe. Wer aufbewahren muss und wie genau aufbewahrt werden soll, dass regeln die Abgabenordnung und das Handelsgesetzbuch. Dieser Artikel stellt einige Grundlagen zu diesem Thema vor.
Was muss wie lange aufbewahrt werden?
Unterlagen, die aufbewahrungspflichtig sind, müssen je nach Art zwischen sechs und zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die allermeisten Unterlagen betrifft dabei die Zehn-Jahres-Frist. Sie entfällt auf Inventare, Buchungsbelege, Lageberichte, Rechnungen, Bücher, Jahresabschlüsse, Aufzeichnungen, Bilanzen und mehr. Einige wenige sonstige Unterlagen müssen lediglich sechs Jahre aufbewahrt werden.
Wenn eine Steuerprüfung vorgenommen werden soll, kann der Gesetzgeber auch verlangen, dass die Unterlagen noch länger aufbewahrt werden müssen. Selbst bei kleinen und mittelständischen Unternehmen sammelt sich auf diese Art schnell eine große Menge von Dokumenten an, die alle sicher und zugangsbeschränkt untergebracht werden wollen. Für die Sicherung von unternehmensinternen Dokumenten bieten sich verschiedene Varianten an.
Wem muss ich Zugriff auf Geschäftsunterlagen gewähren?
Bestimmte Unterlagen müssen sowohl physisch als auch elektronisch für die Finanzverwaltung einsehbar sein. Hierfür gelten eine Reihe von Regeln, die die Aufbewahrung von Unterlagen in Deutschland regeln und Manipulationen vorbeugen sollen. Diese Regeln sind in den sogenannten GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff festgelegt, die seit dem Jahr 2015 für alle Unternehmer gelten. Was die Grundsätze im Einzelnen besagen, kann man dem kostenlosen E-Book von Lexoffice zum Thema GoBD entnehmen.
Archiv, Tresor, Wertschutzraum
Die einfachste Art der Lagerung von Geschäftsunterlagen ist die Unterbringung in einem Archiv, dass bestenfalls wenigstens abgeschlossen werden kann. Sind die Unterlagen von höherer Bedeutung, beispielsweise weil sie Geschäftsgeheimnisse oder schützenswerte Briefwechsel beinhalten, muss der Unternehmer etwas kräftiger vorsorgen.
Ein größerer Tresor bietet beispielsweise unter Umständen genug Platz für einige Ordner, die sich über die Aufbewahrungsfrist hinweg ansammeln können – Tipps zum Tresorkauf finden sich zahlreich im Internet. Wenn bereits absehbar ist, dass die Archivierung von schützenswerten Dokumenten über lange Zeit alle räumlichen Rahmen sprengen wird, sollte der Unternehmer eventuell über den Bau eines Wertschutzraumes nachdenken.
Wie müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?
Auch für die Art der Aufbewahrung gibt es gesetzliche Regelung. Zunächst müssen alle relevanten Geschäftsunterlagen immer im Original aufbewahrt werden. Außerdem ist auch festgeschrieben, dass die Aufbewahrung „gesichert“ erfolgen muss. Darunter versteht der Gesetzgeber aber in erster Linie nicht die Prävention von Diebstählen, sondern vor allem den Schutz vor Witterungseinflüssen, die die Lesbarkeit der Dokumente über die Jahre hinweg beeinflussen können.
Auch das Verblassen der Schrift durch Sonneneinwirkung zählt zu solchen Witterungseinflüssen, die mit der Art der Lagerung ausgeschlossen werden müssen. Eine digitale Archivierung ist nur bedingt zulässig. Genauer gesagt sieht der Gesetzgeber vor, dass beispielsweise digitale Rechnungen auch digital archiviert werden müssen. Ein Abheften des Ausdrucks ist nicht ausreichend, wenn danach die Datei vernichtet wird.
Das liegt daran, dass der Gesetzgeber nur die Originaldatei als Original begreift, einen Ausdruck aber als Kopie. Digitale Dokumente können also demnach auf USB-Sticks oder Festplatten gespeichert werden, die wiederum sicher verwahrt werden müssen. Das ist in den meisten Fällen auch unproblematisch, da sich Speichermedien vor allem durch häufigen Zugriff abnutzen. Bleiben sie ungenutzt, können sie – ein ausreichender Schutz vor der Witterung vorausgesetzt – sehr lange ohne Probleme wieder ausgelesen werden.
