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Für viele Berufstätige ist es inzwischen vollkommene Normalität, dass sie einen guten Teil der Woche außerhalb der heimischen Gefilde verbringen. Sie sind für das Unternehmen in Deutschland, Europa und der Welt unterwegs und kümmern sich um die Belange ihres Arbeitgebers in Deutschland.
Für manche bieten die Firmen auch noch die Option, ab und an als Belohnung für besonders gute Leistungen auf Reisen zu gehen. Die typische Geschäftsreise – oder auch Incentive Reise – will gut geplant sen. Auch hier geht es um eine gute Organisation und um die richtigen Entscheidungen. Was ist bei Geschäftsreisen zu beachten?
Die Vorbereitung: Planung ist das A und O
Eine Geschäftsreise kann quasi als eine Light-Version des eigentlichen Urlaubs angesehen werden. Die größten Unterschiede liegen vor allem in der Garderobe und dem Gepäck. Die Reise selbst zählt in der Regel zur eigentlichen Arbeitszeit, weswegen es wichtig ist, dass hier auf eine gewisse Flexibilität in den eigenen Planungen geachtet werden sollte. Der Anzug muss knitterfrei zum Ziel kommen, weswegen zum Beispiel beim Gepäck auf entsprechende Maßnahmen geachtet werden muss.
Noch interessanter wird die eigentliche Vorbereitung beim Handgepäck. Wer die Möglichkeit hat, kann auch während der Reise noch wichtige Aufgaben für das Büro oder die eigentlichen Arbeiten erledigen. Beim Thema Gepäck sind es besonders die Airlines, die zu problematischen Situationen führen. Je nach Airline kann sich deutlich unterscheiden, welche Gepäckstücke als Handgepäck akzeptiert werden und welche nicht. So sollte man sich schon vorher Gedanken über die eigene Ausrüstung für die Reise machen.
Ein Koffer für das Handgepäck sollte zum einen Platz für die wichtigsten Utensilien bieten: Laptop, Getränk, ein Buch für erholsame Stunden oder auch für den Kulturbeutel, um sich vor der Ankunft beim Ziel noch einmal frisch zu machen. Entsprechende Gepäckstücke, die in der Regel bei jeder guten Airline akzeptiert werden, finden sich bei professionellen Anbietern. So ist man gut für die Geschäftsreise gerüstet und braucht sich keine Gedanken um Sicherheit und Komfort zu machen.
Die Geschäftsreise – Worauf sollte allgemein geachtet werden?
Ob nun Geschäftsreise oder Incentive Reise – für den Arbeitgeber in das Ausland zu fahren ist natürlich immer mit gewissen Erwartungen und Verpflichtungen verbunden. Die typische Geschäftsreise ist dafür das beste Beispiel: Wenn es in ein fremdes Land geht, ist man zum einen auf die Buchungen durch die Zentrale und zum anderen durch das Büro eingeschränkt. Es geht darum, dass zum einem der Sinn der Reise erfüllt wird und die Mitarbeiter zum anderen einen möglichst komfortablen Aufenthalt entfernt von ihrem eigentlichen Arbeitsort haben.
Daher kann es schon hier Sinn machen, wenn man dem Unternehmen entsprechende Vorschläge für Hotels macht und frühzeitig auf eigene Präferenzen hinweist. Nur so kann dafür gesorgt werden, dass die eigenen Wünsche bei den Buchungen berücksichtigt werden. Das Budget ist dabei in der Regel der wichtigste Faktor. Wie hoch sind die möglichen Kosten für Hotel und Flug und wie kann dieses Geld auf optimale Weise eingesetzt werden? Man sollte sich darüber im Klaren sein, dass der Wunsch des Unternehmens immer im Vordergrund steht.
Natürlich würde man lieber Business-Class reisen, wenn es sich ergibt – wenn die Firma allerdings keine vernünftigen Konditionen dafür hat, wird es in der Regel nicht akzeptiert, wenn man versucht so bequem zu reisen. Auch das Hotel sollte immer im Rahmen bleiben. Am Ende kommt es hier auf eine gute Mischung zwischen den verschiedenen Zielen an. Gute Kommunikation mit dem Vorgesetzten oder Verantwortlichen ist ein guter Schlüssel für gemeinsamen Erfolg.
Die Geschäftsreise richtig für sich nutzen
Auch wenn die Geschäftsreise natürlich vor allem den Zielen und Wünschen des Unternehmens dienen sollte, sollte man den Aufenthalt an einem anderen Platz der Erde durchaus für sich nutzen. Gerade mit den Kollegen vor Ort empfiehlt sich ein angenehmer Austausch bei einem Abendessen mit regionalen Spezialitäten und ein Ausflug in das Nachtleben fremder Städte.
Die meisten Gastgeber sind durchaus gewillt, einem Besucher aus einem anderen Land die Spezialitäten des Landes näherzubringen und dafür zu sorgen, dass sich auch die Geschäftsreise wie ein kleiner Urlaub anfühlt. Wichtig ist, dass dabei auf die Normen des Geschäftslebens geachtet wird. Exzessiver Konsum von Alkohol ist ebenso ein tabu wie das Ausreizen des Spesenkontos des eigenen Unternehmens.
Wenn man sich richtig auf die Reise vorbereitet – und zum Beispiel auf die richtigen Gepäckstücke und ein wenig Vorbereitung achtet – kann eine Geschäftsreise eine angenehmen Abwechslung vom anstrengenden Alltag sein. Viele Unternehmen bieten dafür Hilfe und Kurse an, die nicht nur für das allgemeine Verhalten in der Fremde nützlich sind, sondern auch Einsteigern in diesem Gebiet die Reisen ein bisschen einfacher. So lässt sich das Leben und Arbeiten an fremden Orten noch ein bisschen besser erleben.
