© fotolia.com
Ein Unternehmen lebt von jenen Leistungen, die es erzeugt und vertreibt. Egal ob sich dabei um Dienstleistungen oder erzeugte Waren handelt, der Kauf durch Kunden ist wichtig für das Überleben und den Bestand des Unternehmens. Innerhalb dieser Geschäftsbeziehungen kann es vorkommen, dass einem Kunden ein späteres Zahlungsziel eingeräumt wird. Das bedeutet, dass der Kunde seine Ware bekommt, diese aber erst zu einem späteren Zeitpunkt zahlen muss.
Wozu gibt es ein Forderungsmanagement?
Würde ein Unternehmen sämtlichen Kunden ein späteres Zahlungsziel einräumen, so wäre die Zahlungsfähigkeit absolut nicht mehr gesichert. Damit solche Vereinbarungen nun nicht überhandnehmen und die Liquidität des Unternehmens somit gewährt bleibt, gibt es das sogenannte Forderungsmanagement. Es ist Teil des Rechnungswesens und wird oftmals auch Debitorenmanagement genannt.
Das Wort Debitor kommt aus dem lateinischen und bedeutet Schulden. Da ein Kunde in der Regel Schuldner ist, ist er somit der Debitor. Aufgabe des Forderungsmanagements ist die Verwaltung all dieser Forderungsziele, um langfristig die Liquidität zu sichern. Leider kann aber auch der Fall eintreten, dass ein Kunde seine Rechnung zur Gänze nicht begleichen kann und es deshalb zu einem Forderungsausfall kommt.
Damit es jedoch gar nicht erst so weit kommt, obliegt es dem Forderungsmanagement die Kunden darauf hinzuweisen, dass es offene Forderungen gibt. Denn nicht immer bedeutet die Nichtbegleichung einer Rechnung, dass ein Kunde kein Geld hat. Weitaus häufiger ist der Fall, dass die Rechnung schlicht vergessen wurde. Nach Erhalt einer Mahnung wird diese oftmals sofort beglichen, da man weitere Schwierigkeiten vermeiden möchte. Dennoch kann nicht außer Acht gelassen werden, dass es tatsächlich Fälle gibt, das Rechnungen bewusst unbezahlt bleiben.
Solche Kunden werden seitens des Forderungsmanagements erinnert oder gemahnt. Beginnend wird dem Kunden eine Zahlungserinnerung zugestellt, worauf auf die offene Rechnung hingewiesen wird und diese bitte zu begleichen ist. Wird diese Erinnerung dennoch ignoriert, folgen weitere Schreiben, die dezidiert als Mahnung bezeichnet werden und dem Kunden bei weiterer Nichtbezahlung Mahnspesen und Verzugszinsen androhen.
Selbst die Androhung gerichtlicher Schritte stellt hier eine Möglichkeit dar. Da gerichtliche Schritte mit einem hohen bürokratischen und finanziellen Aufwand verbunden sind, wird nicht selten davor ein Inkassobüro eingeschaltet. Diesem wird die Eintreibung der Forderung übertragen, wobei selbst hier die Eröffnung eines Inkassoverfahrens durchgeführt werden kann.
Die Notwendigkeit eines strukturierten Forderungsmanagement
Um die oben genannten Abläufe reibungslos durchführen zu können, ist ein strukturiertes Forderungsmanagement unumgänglich. Denn ohne die strukturierte Verwaltung offener Forderungen verliert man früher oder später den Überblick. Resultat ist das mögliche Verkennen drohender Zahlungsausfälle oder das gänzliche Übersehen. Die langfristigen Auswirkungen sind hiebei um einiges schlimmer als die kurzfristigen Folgen, da Strukturlosigkeit zweifelsohne zu enormen Verlust führen wird und die Existenz des Unternehmens bedroht wird.
Durch die fehlenden liquiden Mittel bittet man als Unternehmen selbst um ein späteres Zahlungsziel, ohne eigentlich zu erkennen, dass das Ziel selbst langfristig nicht beglichen werden kann. Als Resultat schadet man nicht nur sich selbst, sondern auch andere Unternehmen.
