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Die Digitalisierung der physischen Dokumentenbestände wird in vielen Branchen und Unternehmen vorangetrieben. Vorteile einer Digitalisierung sind u. a. Kosteneinsparungen, eine erhöhte Flexibilität und ein verringerter Aufwand im Umgang mit Dokumenten. Bei der Digitalisierung sollte natürlich stets auf smarte Systeme gesetzt werden. Ein Beispiel für ein solches System ist die BiPRO-Box für Makler und Vertriebe.
Möglichkeiten zur Digitalisierung
Grundsätzlich umfasst die Digitalisierung bestehender physischer Dokumentenbestände vier Schritte:
- Scannen von Papierdokumenten und Konvertierung in die gewünschte Dateiform
- Speicherung der Dateien mit Tagging und Segmentierung
- Mehrfache Sicherung der Dateien
- Entsorgung der nicht notwendigen Papierdokumente
Der wohl wichtigste Schritt ist die Wahl eines geeigneten Ortes zur Speicherung und Verwaltung der Dokumente. Die optimale Dokumentenverarbeitung gestaltet sich in jeder Branche anders. Mit einer Herausforderung sieht sich jedoch fast jede Branche konfrontiert: Sobald die Dateien eintreffen, sind sie nicht sofort sortiert. Bei größeren Unternehmen oder Büros müssen die Dateien zunächst mehrere Mitarbeiter durchlaufen, ehe sie verfügbar sind und genutzt werden können. Daher sollten smarte Lösungen zur digitalen Datenverarbeitung den Vorzug erhalten; „smart“ bedeutet hierbei, dass die Dokumente nach dem Eintreffen direkt richtig geordnet und zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden.
Ein Beispiel für solche eine Lösung im Maklerbereich ist die BiPRO-Box, zu der nähere Informationen sowie ein kostenloses Webinar unter https://www.bipro-box.de/ auffindbar sind. Mit der BiPRO-Box lassen sich Dokumente automatisiert elektronisch abholen. Inkludiert ist zudem ein Dokumentenmanagement zwischen Versicherungsgesellschaften – mehr als 92 verschiedene Gesellschaften befinden sich im Programm – und Versicherungsmaklern.
Zentrale Vorteile der Digitalisierung des Dokumentenbestands
Die Digitalisierung des Dokumentenbestands sorgt für Kapazitätseinsparungen. Mit der Branche unterscheidet sich die übliche Größe der physischen Dokumentenbestände. Während beispielsweise Inhaber von Fahrschulen extra Lagerflächen und/oder Garagen anmieten, um die Dokumente von Kunden über den vorgeschriebenen Zeitraum von knapp einem Jahrzehnt lagern zu können, ist es in der Versicherungsbranche nicht minder kompliziert: Weil hier in den Kundendokumenten ausführliche finanzielle, gesundheitliche und höchst private Informationen über den Kunden aufgeführt sind, wird auf die Sicherheit des Dokumentenbestands ein erhöhter Wert gelegt. Dementsprechend werden meist zusätzliche Büroflächen zu hohen Preisen angemietet.
Durch eine Digitalisierung des Dokumentenbestands ergibt sich in vielen Branchen ein enormer Kapazitätsgewinn. Die Notwendigkeit physischen Platzes ist nicht mehr gegeben. Stattdessen wird digitaler und flexibel erweiterbarer Speicherplatz zu geringeren Kosten genutzt.
Weitere Vorteile von einer Digitalisierung der Dokumentenbestände sind:
- Flexibilität: Werden die Dokumente online zugriffsbereit in Clouds gespeichert, so sind sie über die Internetverbindung vom jeweiligen Server aufrufbar – von jedem Ort der Welt.
- Ordnung: Dokumente lassen sich nach verschiedenen Prinzipien segmentieren und kennzeichnen. Durch Tagging nach z. B. Kundennamen, Vertragsbeginn und/oder Art des Vertrags sind die Dokumente binnen weniger Sekunden aufgefunden.
- Umwelt: Es werden weniger oder gar keine Papiere gedruckt, was den Verbrauch natürlicher Ressourcen zum Teil bzw. ganz erspart. Außerdem kann bei hohen Eigenansprüchen der genutzte Strom aus erneuerbaren Energien bezogen werden.
Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiten für Geschäftsunterlagen betragen bei den meisten Unternehmen bis zu 10 Jahre. Dementsprechend profitiert jedes Unternehmen – zumindest langfristig – von einem digitalisierten Dokumentenbestand. Für eine größtmögliche Sicherheit bietet es sich an, die Dokumentenbestände dreifach zu sichern. Hierzu verhelfen externe Datenträger wie Festplatten und Rechenzentren. Außerdem ist für die Flexibilität ein Online-Speicher, also eine Cloud, wichtig.
Fazit
Im Idealfall suchen Verantwortliche aus jeder Branche nach maßgeschneiderten und smarten Lösungen zur digitalen Dokumentenverarbeitung. Eine Patentlösung für alle Branchen existiert nicht oder würde nur dazu führen, dass sie für einige Branchen einer Kompromisslösung entspräche. Bei der Wahl einer Software oder eines Anbieters ist darauf Wert zu legen, dass diese den Standards des Datenschutzes sowie der IT-Sicherheit gerecht wird.
