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Die Organisation der eigenen Mitarbeiter ist eine Herausforderung. Spätestens dann, wenn mehr als drei Personen in einem Büro arbeiten, muss auf die verschiedensten Dinge geachtet werden. Da geht es um die Planung von Schichten, um die korrekte Erfassung von Abwesenheiten und Urlauben, die Steuerung von Krankheitsfällen und schließlich auch um die Optimierung der eigenen Mitarbeiter.
Dort, wo Menschen arbeiten, gibt es die verschiedensten Faktoren zu beachten und was die Kollegen aus der Personalabteilung nur unter Mühen schaffen, kann eine gute Lösung im Bereich der Personalzeiterfassung mit Einfachheit stemmen. Auch hier geht es aber um den sensiblen Einsatz der entsprechenden Software.
Die Vorteile einer guten Software für die Zeiterfassung
Wenn in Unternehmen von einer Zeiterfassung geredet wird, haben die meisten Mitarbeiter vor allem das Wort Kontrolle vor Augen. Sie fürchten sich davor, dass künftig jeder Schritt im Unternehmen überwacht wird. Das ist natürlich nicht der Sinn einer solchen Lösung. Es geht vor allem darum, dass man die verschiedenen Ressourcen im eigenen Unternehmen richtig einsetzt und optimiert organisiert.
Zu den Elementen einer Personalzeiterfassung mag es auch gehören, dass entsprechende Terminals an den Eingängen und an den Rechnern vorhanden sind, diese dienen aber in der Regel vor allem der Steuerung. Schnell kann erfasst werden, wenn ein Mitarbeiter nicht an seinem Platz ist. Wieder ein Anruf gespart. Die Zeiterfassung für die Mitarbeiter in einem Unternehmen hat deutlich mehr Vorteile als die einfache Kontrolle.
Die Erfassung der Arbeitszeit ist zum Beispiel wichtig für die Abrechnung von Projekten. Wie viel Zeit wurde wirklich investiert und welche Punkte können den Kunden in Rechnung gestellt werden? Wer übernimmt welche Aufgaben und welche Bereiche scheinen besonders zeitintensiv und ressourcenfordernd zu sein? Die Organisation der Mitarbeiter in den Projekten und Abteilungen gibt einen neuen Spielraum für eine beständige Optimierung im Betrieb.
Auch der Arbeitgeber erkennt, wo er vielleicht zu viele Ergebnisse erwartet und wo ein hoher Bedarf für neue Mitarbeiter vorhanden ist. Gleichzeitig erlaubt die Organisation, dass die Gespräche mit Mitarbeitern auf einer faktischen Grundlage geführt werden. Eine gute Zeiterfassung erlaubt es also, dass ein Unternehmen sich in vielen Bereichen besser und effizienter aufstellen kann.
Der Einsatz der Zeiterfassung im eigenen Betrieb
Für den Einsatz der Zeiterfassung in der eigenen Firma bieten sich verschiedenste Methoden an. Am ehesten gelingt die Umstellung aber mit einer entsprechenden Software-Lösung. Diese verbindet die verschiedenen Teile des Unternehmens, wird zentral auf einem Server installiert und dann mit den Computern und entsprechenden Terminals in der Firma verbunden. Nach einer entsprechenden Einweisung für die Mitarbeiter sollte es relativ einfach möglich sein, dass die entsprechenden Schritte für eine gute Erfassung umgesetzt werden.
Der Vorteil solcher Lösungen liegt aber nicht alleine in der Erfassung In-House. Durch die Umsetzung in der mobilen Welt und die Nutzung von mobilen Endgeräten ist eine Erfassung auch bei Personen auf der Dienstreise möglich.
Weder die Mitarbeiter noch die Vorgesetzten müssen sich künftig mit entsprechenden Belägen herumschlagen – diese werden ganz automatisch und mit wenigen Griffen erfasst. Auf diese Weise ist die Zeiterfassung in den verschiedensten Bereichen möglich und bietet sich als nächster Schritt für die Optimierung in der Firma an.
