© pixabay.com
Die Lohnbuchhaltung ist ein Teilgebiet der Finanzbuchhaltung. Hier werden monatlich alle Gehälter für alle Angestellten und Arbeiter als Datensätze erstellt. In großen Unternehmen führen externe Dienstleister die Lohnbuchhaltung per Outsourcing rechtssicher aus.
Hauptinhalte jeder Lohnbuchhaltung
Wie für die Inhalte der Finanzbücher gibt es auch für die Lohnbücher Vorschriften für die Hauptinhalte:
- Stammdaten des Unternehmens (einschließlich Details zur bearbeitenden Abteilung)
- Stammdaten des jeweiligen Gehaltsempfängers
- Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Lohnabrechnung
- Zeitraum, für den die Lohnabrechnung erstellt wurde
- Höhe des Brottogehalts
- Abzüge vom Bruttogehalt im Detail
- Differenz aus Bruttogehalt und Gesamtabzügen als Nettogehalt
Die Daten werden zu diesen lohnbuchhalterischen Zwecken verwendet:
- Pflege eines abrufbaren Archivs mit Personalstammdaten
- Erfüllung der finanziellen und personellen Meldepflicht nach gesetzlichen Vorschriften
- Erstellung von Arbeitsverträgen, Abmahnungen, Kündigungen und anderer vertraglicher Personalunterlagen
- Führung und Aktualisierung von Jahreslohnkonten
- Erstellen von DTA-Dateien
- Erstellung und Archivierung von Buchungsbelegen für die Finanzbuchhaltung
Ohne elektronische Unterstützung wäre eine sorgfältige Datenpflege zu diesen Zwecken und im beschriebenen Umfang in keinem modernen Unternehmen mehr möglich. Deshalb wird dazu Lohnbuchhaltungs-Software verwendet oder ein externer Dienstleister mit der Lohnbuchhaltung beauftragt.
So helfen Software und Outsourcing bei der Lohnbuchhaltung
In der Lohnbuchhaltung ohne elektronische Unterstützung führen Eingabefehler und andere Missverständnisse häufig zu Fehlern mit finanziellen Folgen für Arbeitnehmer und Unternehmen. Deshalb setzen selbst kleine Betriebe inzwischen computergestützte Software ein. Bei deren Einsatz kommt es automatisch zur richtigen Zuordnung oder Abfragen als Zuordnungshilfe. Darüber hinaus spart die digitale Vereinfachung pro Monat viel Geld und Stress.
Rechtlich zulässig und für große oder ausländische Unternehmen in Deutschland vorteilhaft ist das Outsourcing dieses Buchhaltungsbereichs. Agenturen wie Lohnbuchhaltung – rbo-online.eu arbeiten als Berater und externer Lohnbuchhalter diskret und bezahlbar. Obwohl die Kosten der Agenturen unterschiedlich sind, macht sich deren Beauftragung in deutlicher Ersparnis an Geld und Zeit bemerkbar. Vor allem schützen sich die Unternehmen damit vor nachträglichen Strafen wegen nicht oder fehlerhaft abgeführter Steuer- und Versicherungsbeträge.
Lohnkonto als virtuelle Datensammlung für Arbeitnehmer
Jeder Arbeitnehmer hat ein elektronisches Lohnkonto. In diesem sind Datensätze gemäß den § 41 EstG bzw. § 4 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung gespeichert. Inhalte des Lohnkontos sind der Abzug von Lohnsteuer pro Monat und Jahr, Sonderzahlungen und besondere Vergünstigungen (Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Schlechtwetter- oder Kurzarbeitergeld). Es werden Vermerke zu Anspruchswegfall für wenigstens eine Arbeitswoche (fünf fortfolgende Arbeitstage) sowie zu Frei- und Hinzurechnungsbeträgen pro Tag, Woche, Monat oder Jahr gemacht.
Außer den Stammdaten des Arbeitnehmers sind auch außerordentliche Einkünfte und sonstige Zuschläge enthalten. Insgesamt lassen sich alle im Lohnkonto enthaltenen Daten über viele Jahre zu statistischen oder Prüfzwecken zuordnen und auswerten.
Fazit
Die Lohnbuchhaltung als Teilgebiet der Finanzbuchhaltung wird in einer Unternehmensabteilung oder von externen Dienstleistern monatlich vorgenommen. Für die Datensätze der Lohnkonten gelten Paragraphen aus Gesetzen und Verordnungen. Mit Hilfe von Lohnsteuer-Software lässt sich die Lohnbuchhaltung in kleinen, mittleren und großen Unternehmen kostengünstig vereinfachen.
