Prozess
BPM steht für Business Process Modelling und beschreibt ein Model oder ein Programm mit dem Geschäftsprozesse modelliert und dargestellt werden.
Warum muss ich Prozesse modellieren?
Wie bei jedem Schritt in der Geschäftswelt, muss man sich die Frage stellen, ob es den Aufwand wert ist, denn alles hat Opportunitätskosten. Und da es sich letztendlich um Verwaltung handelt muss man damit sehr vorsichtig umgehen, um den Betriebsfluss nicht zu stoppen. Für kreative Prozesse ist das Prozessmodelling also sicher nicht so angebracht wie bei standardisierten Verfahren. Auf einem höheren Level ist es aber auch da nötig, um die Kreativprozesse in den Gesamtgeschäftsbetrieb einzupflegen.
Was mache ich beim modellieren?
Ich versuche jeden Schritt im Betrieb in eine Ordnung zu bringen. Prozesse können parallel oder hintereinander erfolgen. So kann man am sogenannten kritischen Pfad sehen, wie lange ein Projekt oder ein Prozess benötigt. Braucht irgendein Schritt auf dem kritischen Pfad länger, verzögert sich das ganze Projekt. Bei parallelen Pfaden ist dies nicht so schlimm. Dort gibt es Pufferzeiten. Die ersten zwei Erkenntnisse sind also: Wie lange dauert der Prozess und was sind die kritischen Schritte, wo muss ich besonders aufpassen. Als nächstes kann man sich dem Optimieren hingeben und Schritte verschieben oder streichen, um den Prozess zu verkürzen und so mehr Kapazitäten zu erhalten.
Wie mache ich die Modellierung?
Letztendlich lässt sich das alles auf altmodischem Papier machen. Das ist aber aufwändig und wenn man einen Computer oder eine workflow engine benutzt erhält man noch einen Extrabonus. Man kann Zuständigkeiten zuweisen, die dann bei jedem Arbeitnehmer gesammelt werden können, und so kennt jeder seine Aufgaben. Zudem lässt der Computer natürlich noch weitere Analysen und evtl. weitere Verbesserungen zu.
Wann sollte man damit anfangen?
Grundsätzlich ist die Prozessmodellierung eine gute Sache. Es gibt aber Ausnahmen. Ändern sich die Prozesse mehrmals täglich, weil eine Geschäftseinheit sich im Aufbau befindet zum Beispiel, macht es keinen Sinn, da man sonst den ganzen Tag nur mit der Modellierung beschäftigt wäre. Ebenso lohnt es sich nicht, wenn der Beschäftigungsgrad so hoch ist, dass man keine Kapazitäten dafür frei machen kann UND alle Prozesse bereits hervorragend laufen. Eventuell kann man durch die Optimierung der Prozesse allerdings auch hier Kapazitäten schaffen und so das Dilemma lösen.
