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Haben Sie einen Überblick über alle rechtlichen Anforderungen, die zu beachten sind, wenn Sie eine Rechnung stellen?
Von einem professionellen und zugleich individuellen Design der Rechnungsvorlagen abgesehen, ist es gar nicht so einfach, die verschiedenen einschlägigen Bestimmungen alle zu berücksichtigen und zudem bei der sich immer wieder ändernden Rechtslage auf dem Laufenden zu bleiben. Denn jeder Unternehmer, wenn er gegenüber einem anderen Unternehmer oder einer juristischen Person einen Umsatz ausführt, ist dazu verpflichtet, eine Rechnung zu stellen.
Dasselbe gilt auch gegenüber Nichtunternehmern, wenn es sich um eine umsatzsteuerpflichtige Leistung handelt. Bei der Vielfalt der dabei zu beachtenden Rechtsvorschriften scheint es gar nicht so leicht, eine Rechnung wirklich rechtssicher zu stellen.
Viele unterschiedliche Rechtsvorschriften sind bei der Rechnungsstellung zu beachten
Dazu schreibt das Umsatzsteuergesetz eine ganze Reihe verpflichtender Angaben auf einer rechtsgültigen Rechnung vor. Insbesondere müssen natürlich Name und Anschrift des leistenden Unternehmens genauso wie des Leistungsempfängers vollständig angegeben sein, außerdem ggf. die vom Finanzamt erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers, ein Ausstellungsdatum und eine eindeutige Rechnungsnummer. Ferner verlangt der Gesetzgeber eine genaue Beschreibung von Menge und Art der erbrachten Leistung oder der gelieferten Ware, die Angabe eines Leistungs- oder Teilleistungsdatums sowie natürlich die genaue Angabe der auf die Positionen der Rechnung anzuwendenden Steuersätze oder Steuerbefreiungsvorschriften.
Um Rechnungen wirklich rechtssicher zu schreiben, ist also eine ganze Reihe von Vorschriften zu beachten. Da kann es ratsam sein – auch angesichts der diversen Ausnahmeregelungen etwa bei Kleinbeträgen –, sich auf einen Dienstleister zu verlassen, der über langjährige Erfahrung in der Erstellung und Verwaltung professioneller Rechnungen verfügt. Denn abgesehen von diesen umsatzsteuerlichen Erfordernissen für eine rechtssichere Rechnung gilt es auch weitere Vorschriften zu beachten, etwa was die korrekte Angabe des Namens und der Handelsregisternummer eines Unternehmens angeht.
Angesichts vieler einschlägiger Vorschriften auf einen erfahrenen Dienstleister vertrauen
Darüber hinaus verpflichtet der Gesetzgeber einen Rechnungssteller übrigens auch zur Aufbewahrung von Rechnungen innerhalb bestimmter Fristen, und er hat Bestimmungen getroffen für die Art und Weise, in der Rechnungen rechtsgültig übermittelt werden müssen. In Zeiten der Digitalisierung ist gerade letzteres für Sie wichtig, wenn Sie Ihre Rechnungen auf elektronischem Weg übermitteln wollen – auch im internationalen Geschäftsverkehr.
Verstöße gegen Rechnungspflichten können übrigens mit empfindlichen Geldstrafen belegt werden. Dabei ist es gar nicht unbedingt notwendig, sich selbst durch den Wust der einschlägigen Vorschriften zu kämpfen, da Sie sich ohne Weiteres auf die professionelle Dienstleistung externer Anbieter verlassen können. Da jeder Unternehmer im geschäftlichen Alltag mit vielen wichtigen Herausforderungen konfrontiert ist, kann es für ihn eine große Erleichterung sein, sich gerade in diesen administrativen Angelegenheiten auf einen geeigneten Partner zu verlassen.
