Optimale Messevorbereitung – detailreiche Präsentationsaufgabe

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Ein Produkt auf einer Messe muss sich in der Präsentation gegen eine Vielzahl von Konkurrenzprodukten behaupten. Dazu dient ein ansprechender Messestand. Dort machen Werbemittel wie Licht, Plakate und akustische Werbung auf den Messebetreiber aufmerksam. Damit möglichst viele potenzielle Kunden erreicht werden, empfiehlt sich zusätzlich die Buchung von Messehostessen. Denn ohne Promotion werden die Stände im Messealltag eher zufällig wahrgenommen oder gehen in der werbenden Menge ganz unter.

Messestand den Präsentationsansprüchen der Branche anpassen

Produkte zum Ausprobieren werden auf einer Messe am besten auf einer Etage präsentiert. Spektakuläre Auftritte auf mehreren Etagen sind dagegen sinnvoll, wenn zum Produkt oder der Dienstleistung eine Beratung direkt am Messestand angeboten wird. Vor allem die Modulbauweise ist für solche Zwecke vorteilhaft. Dabei dient ein Teil der Fläche der reinen Präsentation, der andere Teil dem geschützten Gespräch mit Besuchern. Erfahrene Aussteller arbeiten zusätzlich mit Lichteffekten, Musik und großen Werbebannern.

Auch Erstlinge in diesem Ausstellungsgeschäft können – zu kleinerem Budget – akustische und optische Kundenansprache in ihre Präsentation einbinden. Das allein genügt allerdings nicht, um aus vorüberziehenden Messegästen interessiertes Publikum zu gewinnen. Der Mensch-zu-Mensch Kontakt ist ebenfalls wichtig. Hierfür bieten in allen großen Messestädten spezielle Agenturen einen Hostessenservice an.

Vorteile von Messsehostessen bei einem Messeauftritt

Geschulte Hostessen erkennen potenzielle Kunden und leiten diese geschickt zum Messestand. Durch ein gewinnendes Auftreten und nach Kundenwunsch spezielle Accessoires wie Schärpen oder Logos auf der Messekleidung erregen sie mehr Aufmerksamkeit, bestenfalls schon von weitem. Das gebuchte Personal wird in Absprache mit dem Aussteller vor einer Messe auf das präsentierte Produkt geschult. So wissen die kommunikationsstarken Hostessen auf Publikumsfragen zu antworten.

Die Hostessen der Agenturen übernehmen je nach Präsentationsanspruch Beratung, Kundengespräch und Catering (beispielsweise bei kulinarischen Messen). Natürlich sollte der Einsatz von Hostessen eher als Ergänzung und nicht als Ersatz des eigenen Auftritts betrachtet werden. Erst in der Kombination aus eigener Professionalität und dem Agieren der ansprechenden Messestand-Begleiterinnen tritt der gewünschte Effekt eines Publikumsmagneten ein.

Der Preis für die Buchung einer oder mehrerer Hostessen ist gut investiert. Es entstehen viel mehr gewinnversprechende Erstkontakte zu Geschäftspartnern oder Neukunden. Ebenso ist der Wiedererkennungsfaktor auf diese Weise für künftige Messen besonders hoch.

Strategische Tipps für die optimale Messevorbereitung

  • 1. Zielgruppen analysieren, Messeart nach Publikums- und Fachmesse unterscheiden

Der schönste Messeauftritt misslingt, wenn sich das Messepublikum aufgrund des Messethemas für etwas völlig anderes als die eigenen Produkte oder Dienstleistungen interessiert. Auch sollte lange vorher klar sein, ob private Einkäufer (Publikumsmesse) oder Fachleute der eigenen Branche (Fachmesse) angesprochen werden sollen.

  • 2. Messeziele definieren

Soll nur das Unternehmen mit seinen Produkten präsentiert werden? Ist eine Markteinführung eines Produkts geplant? Oder sollen nur Kundenbeziehungen aufgebaut und vertieft werden? Von der individuellen Antwort auf diese Zielfragen hängt die Art des Messeauftritts ab.

  • 3. Kunden informieren

Potenziell wird ein Messestand besser besucht, wenn der Aussteller lange vorher den Termin seinen vorhandenen Kunden und potenziellen Interessen ankündigt. Pressetexte, Website-News, Flyer und Plakate müssen für einen gelungenen Messeauftritt schon Wochen vorher in das zeitliche und finanzielle Messebudget eingeplant werden.

Fazit

Ein Messeauftritt verlangt für einen erfolgversprechenden Messerverlauf viel Vorbereitung. Besondere Aufmerksamkeit lässt sich direkt am Messetag erzielen, indem Hostessen die Ausstellung begleiten und das Publikum unterhalten.

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