Prozessoptimierung und Prozesskosten

Das Geld vom Treiberbaum pflücken Quelle: pixabay.com

Das Geld vom Treiberbaum pflücken
Quelle: pixabay.com

Eine der spannendsten Elemente der BWL ist sicherlich die Prozessoptimierung, dessen Kern die Prozesskostenrechnung ist.

Optimierung

Prozesse in einem Unternehmen sind Abläufe von Haupt- und Nebenvorgängen. Sie brauchen eine gewisse Zeit und binden damit eine gewisse Anzahl an Ressourcen. Ziel ist es also Kosten zu senken, indem man diese Prozesse optimiert. Dafür müssen zuerst alle Prozesse ermittelt werden, die im Unternehmen statt finden. Dazu gehören natürlich nur wiederkehrende Dinge, wie die Produktion, Ablauf eines Meetings, Bestellungen, Kundenbetreuung etc., nicht aber singuläre Aktionen wie die Planung des Betriebsjubiläums. Ziel ist es nämlich bei jeder Wiederkehr des Prozesses Zeit/Ressourcen/Geld zu sparen und somit nachhaltig einen Vorteil zu schaffen.

Prozesskosten

Als Beispiel nehmen wir einmal die Behandlung von Spam und zeigen warum so ein triviales Thema gerade im BWL Bereich sehr wichtig ist.

  • Mitarbeiter: 20
  • Spam-Behandlung pro Tag: 3 min.
  • Verlorene Arbeitszeit: 200 Stunden pro Jahr

Dieses Beispiel zeigt, wie eine kleine Zeitersparnis pro Tag über das Jahr sich addiert und Prozesskosten in Höhe von über einem Monatsgehalt verursacht. Diese Kosten fallen natürlich nicht direkt an, sondern wirken sich in fehlender Produktivität aus. Die Produktivität kann gewonnen werden, indem zum Beispiel Spamfilter verwendet werden, die die mit Spam verbrachte Zeit idealerweise auf 0 Minuten pro Tag reduziert.

Weiche Prozesskosten

Die Prozesskostenrechnung ist letztendlich nur ein Modell, das jeder Ressource einen Wert zurechnet. In diesem Beispiel wird Zeit einheitlich bewertet. Das ist natürlich eine Vereinfachung, die aber der Realität sehr nahe kommt. Größtes Problem ist natürlich, ob diese Zeit auch produktiv eingesetzt werden würde, aber umso größer das Unternehmen ist, desto mehr ist dieser Rechnung auch tatsächlich zu trauen.

Bei einer intelligenten Analyse müssen aber auch noch Nebeneffekte berücksichtigt werden. Im Beispiel: Kann eventuell noch mehr Produktivität erzeugt werden, indem die Mitarbeiter glücklicher sind, weil sie sich nicht selber jeden Tag damit beschäftigen müssen und sich echten Aufgaben zuwenden können, bzw. geht eventuell Produktivität verloren, weil auch wichtige E-Mails herausgefiltert werden? Das gleiche gilt für andere Dinge. Wird tatsächlich die Produktivität gesteigert, wenn den Mitarbeitern die häufigen Raucherpausen gestrichen werden, wenn dafür die Zufriedenheit drastisch sinkt?

Die Prozesskostenrechnung ist also ein sehr kraftvolles Werkzeug, bei dem man die Zahlen aber auf jeden Fall hinterfragen sollte, wie bei jeder Excel-Berechnung, dann kann man damit aber oft sehr einfach große Potenziale wecken.

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